Есть ли в делопроизводстве понятие копия подлинник подписан
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Есть ли в делопроизводстве понятие копия подлинник подписан». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Поэтому заверительная надпись на копии, оформленная согласно ГОСТу Р 6.30-2003, выглядит так, как это показано в Примере 1.
Если заверяется многостраничный документ, то необходимые реквизиты проставляются либо на оборотной стороне последнего листа, либо на отдельном листе. Кроме того, указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (количество листов указывается словами).
Заметим, что Минфин России впервые высказал свою точку зрения по порядку заверения многостраничного документа, в то время как налоговые органы рекомендовали такой вышеописанный порядок и прежде (письмо ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309).
Доказательственное значение копий документов в отсутствие подлинников
В хозяйственной деятельности предприятий используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и пр.), контракты, трудовые соглашения и т. п.
По способу фиксации информации документы бывают письменными (рукописными, машинописными, типографскими, подготовленными на множительных аппаратах, напечатанными на персональных ЭВМ), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.
Шепелев Л.Е. Проблемы источниковедческого изучения делопроизводственных документов государственных учреждений 19 — начала 20 вв. // Источниковедение отечественной истории. М., 1976.
Чем руководствоваться при заверении?
Госстандарт России, 1998, с.2. В том-то и заключается преимущество нотариальной копии, что оно может являться доказательством в суде в отстутсвие подлинника в силу нормы части 2 статьи 71 ГПК. И сомневаться в его достоверности у суда обычно нет оснований.
Минфин России и налоговые органы считают, что так поступить нельзя. По их мнению, исходя из положений ст. 93 НК РФ, заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов. Такие разъяснения даны в письмах Минфина России от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 № 03-02-07/1-374 , от 30.11.2010 № 03-02-07/1-549 и ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459.
Ирина Колючева: Мы очень довольны работой замечательных юристов, а конкретнее, работой Берлина Евгения.
Вывод суда о наличии у ОАО «А» лицензии на ремонт вспомогательных силовых установок сделан с нарушением норм процессуального права. В материалы дела общество в нарушение ч. 8 ст. 75 АПК РФ представило копию лицензии, заверенную ненадлежащим образом.
Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.
Например, должник, который выдал расписку в получении денег, будет очень доволен, если ему удастся вернуть себе подлинник, и тогда любые копии он объявит подделкой, поскольку по ним нельзя будет провести почерковедческую экспертизу и доказать, что расписку написал именно он. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются. Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.
При наличии сомнений можно попытаться найти нотариуса, заверившего копию, и узнать у него, заверял он ее или нет. Т.к. нотариус не оставляет на копиях ни своего адреса, ни телефона (наши проблемы и здесь никого не интересуют), можно позвонить в нотариальную палату того региона, где он работает, и узнать его телефон.
Согласно абз. 4 п. 1 Указа № 9779-Х, такими лицами являются руководитель организации или уполномоченное на то должностное лицо.
Кроме ксерокопии соответствующих документов работники могут запросить в организации выписку из них (на основании статьи 62 ТК, пункта седьмого Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от шестнадцатого апреля 2003 года под номером 225).
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
Например, если в документе содержится исключительно конфиденциальная информация, персональные данные других сотрудников или нецелесообразно полностью копировать подлинник по причине его большого объема, отсутствия потребности полностью воспроизводить оригинал.
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
Разумеется, субъективный фактор разработчиков и законодателей нельзя исключить, но на уровне государства его влияние, особенно в системной части законов, достаточно слабо. Решается задача выявления сложившегося представления об электронном документе, но не конкретной оценки достоинств и недостатков самих законов, их соответствия сегодняшним требованиям.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации.
В том-то и заключается преимущество нотариальной копии, что оно может являться доказательством в суде в отстутсвие подлинника в силу нормы части 2 статьи 71 ГПК.
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.
Есть например некое распоряжение администрации города N. Подлинник храниться в администрации. Заинтересованные лица взяли копию данного распоряжения, для представления по месту требования.
Можно ли доказать какие-либо обстоятельства в судебном процессе, ссылаясь только на копии документов? До недавнего времени, я бы, пожалуй, не задумываясь ответил: нет.
Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (подп. 23 и 25 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Это уже серьезный документ, поскольку нотариус — это должностное лицо, несущее ответственность за каждую копию, и ему в какой-то степени можно доверять. При наличии сомнений, суд или другой орган может вызвать его в качестве свидетеля и допросить его о том, видел он подлинник документа или нет.
Как применять печати «Верно» и «Копия верна», чтобы заверить копии документов по запросу работника, на какие моменты необходимо обратить особое внимание.
Как заверить копию документа надлежащим образом
Стоит учитывать, что выданные копии должны полностью воспроизводить информацию подлинников и внешние признаки. Их рационально сделать с применением технического средства – ксерокса.
Неправильными ответчик посчитал копии документов, оформленные в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003, и утверждал, что копии надо было удостоверить в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х. Тема показалась нам интересной, и мы провели собственное «расследование», заодно прояснив ряд сопутствующих вопросов.
Копии появились вместе с возникновением документов, так как возникла потребность повторять текст. В практических целях составлялись сборники копий, грамот — для укрепления землевладельческих прав, привилегий, для учёта документации и т.д. В Западной Европе эти сборники назывались картуляриями и были известны с 10 века. В России они получили название копийных книг.
Многие делопроизводители при подготовке заверенных копий документов руководствуются ГОСТом Р 6.30-2003.
Выписки рационально оформлять на фирменном бланке предприятия. В качестве наименования указывают: «Выписка из…», далее приводят наименование оригинала, ставят актуальную дату и соответствующий номер приказа, на основании которого оформляют документ.
Остается предположить, что хранятся только подлинники документов. Законодатель не определяет понятия «формат ЭлД», так что приходится ступить на зыбкую тропу догадок.
В постановлении от 05.03.2007 по делу № А19-13975/06 указано, что представленные налогоплательщиком копии документов, выданных третьими лицами (поставщиками, банком), заверены им самим; подлинники или надлежащим образом заверенные копии не были представлены ни в суд первой, ни в суд апелляционной инстанций.
Действительно, если экземпляры идентичны, то имеют одинаковую юридическую силу. Раз первый по времени экземпляр поручения дает право на перечисление денег, то отказ для вновь поступившего, точно такого же, и имеющего такую же юридическую силу, противозаконен. Если бы закон выполнялся, то последствия очевидны.
В настоящее время единый законодательный акт о документах и правилах документооборота отсутствует. Однако это не значит, что вопрос о том, как правильно изготовить копию документа и удостоверить ее верность, не урегулирован вовсе. И речь здесь идет не только о порядке нотариального удостоверения копии. Порядок заверения копий документов на предприятии тоже установлен.
В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица. Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.
Они — типа, эт не документ, а я им — фамилиё есть? есть. отипитесь пжалста. И ваще я тока сопромат здал, мну пить можно и нужно.
Актуален вопрос правовой оценки документов, полученных посредством факсимильной связи, и возможности их использования в арбитражном процессе.
Являются ли два файла ЭлД в разных форматах (например, .doc, .txt или .arj) идентичными. Если отличаются, то какому из подлинников ЭлД можно придать статус оригинала, и чем оригинал-подлинник должен отличаться от просто подлинника. Если идентичны, то по каким признакам, ведь множества двоичных символов разных форматов явно отличны между собой. А если не идентичны, то чем один формат хуже другого.
Налоговая инспекция потребовала представить на проверку копии первичных документов. Однако многие документы у нас составлены на большом количестве страниц. Как в этом случае нам нужно заверить копии таких документов?