Какой срок хранения кадровых документов в организации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какой срок хранения кадровых документов в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
Определенные документы постоянного срока хранения по настоящему Перечню, необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.
Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету в 2019 году
Для выданных документов после 2003 года период хранения составляет минимум 50 лет (в соответствии с ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Поэтому оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу.
Иногда некоторые документы и вовсе не оформляются – по разным причинам. Например, в организации нет экономиста по труду, а все нормы определяются «на глазок» в зависимости от объема работы. Перечни должностей с ненормированным рабочим днем также могут отсутствовать, потому что сотрудники остаются работать «по личной договоренности» за отгулы, а не в соответствии с законодательными нормами.
После увольнения сотрудника его личная карточка перемещается в дело «Личные карточки уволенных работников».
Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.
Там, где есть хотя бы один работник, появляются трудовые отношения, которые должны быть надлежащим образом оформлены, а документы сохранены для дальнейшей правомерной деятельности организации и работника.
Бывает, что документы уничтожают по случайности. Если произошла подобная ошибка, компания должна предпринять меры по восстановлению документации. Однако если работодатель отнесется к этому легкомысленно, то может столкнуться с целым рядом проблем.
Важно отметить, что бумаги по личному составу, сформированные на протяжении государственной службы, которая не относится к гражданской службе, следует сохранять в течение 75 лет вне зависимости от даты их формирования.
Оформление бумаг, отражающих отношения с работающим персоналом, должно базироваться на внутренних правилах, связанных с организацией труда и, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, закрепленных в следующих правовых актах:
- нормы внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- трудовой договор;
- положение об оплате труда и премировании;
- график учета рабочего времени;
- приказ об отпусках;
- должностные инструкции.
Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет со дня создания (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Экспертная комиссия назначается для принятия решения о сдаче бумаг в архив или уничтожении, как не представляющих особой ценности. Для этого составляется опись и соответствующие акты. Руководитель несет ответственность за полную сохранность документов, переданных в архив и обязан обеспечить все необходимые условия.
Непредставление информации о соблюдении квотирования также может повлечь штрафные санкции. В качестве примера можно привести Определение Московского областного суда от 10.03.2011 по делу № 33-4406 об обязании обеспечить квотирование рабочих мест для инвалидов и молодежи.
Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Для работы с документами в хранилище должны быть созданы нормальные условия: помещение оборудовано письменными столами, стульями, настольными лампами.
Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела.
Доступ в хранилище могут иметь только сотрудники отдела кадров, ответственные за хранение документов, и начальник отдела кадров. В течение рабочего дня ключи от шкафов и сейфов находятся у сотрудника, ответственного за хранение.
Звездочки <**> означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования.
С периодичностью раз в пять лет предприятия, которые хранят в архиве кадровую документацию в электронной форме, должны выполнять внимательную проверку работоспособности электронных носителей, где находятся данные, и проверять воспроизведение хранящейся информации.
Начинается оформление любого дела с момента его заверения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки дела к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого оно было заведено (открыто).
Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такое формирование ведется в целях обеспечения быстрого поиска документов и подготовки их к архивному хранению.
С 13 марта 2016 года изменен срок хранения документации по личному составу. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет. Сроки хранения документов, указанные в Перечне распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Условно вся зафиксированная информация, отражающая процесс работы предприятия, а также по личному составу, делится на три группы:
- постоянного хранения;
- долговременного – более 10 лет;
- кратковременного – менее 10 лет.
С марта 2016 года сроки хранения бумаг для личного состава, созданных в 2003 году, изменились:
- в госорганизациях, органах местного самоуправления, а также в организациях, обязанных передавать документацию в государственные архивы – в течение 50 лет со дня создания документа;
- кадровые документы ликвидированных госорганов, местного самоуправления, государственных, муниципальных и частных предприятий, поступающие в госархивы – по истечение 50 лет с момента создания;
- для остальных – не менее 50 лет со дня создания.
Комплектование архива кадровых документов
Для этого составляют акт «О выделении документов на уничтожение», который подписывает экспертная комиссия, которая состоит из сотрудников компании.
Для начала перечислим документы, порядок ведения которых определен Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами (табл. 1). Большинство работодателей такую документацию хранит. Иногда часть документов утрачивается в результате реорганизации.
Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
Какой срок хранения кадровых документов в организации
Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а) , а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ.
Документы, которые были оформлены до 2003 года, по-прежнему нельзя уничтожать до того, как их срок хранения достигнет 75 лет.
Серьезные проблемы могут возникнуть и при судебных спорах с работниками, если утрачены экземпляры документы с подписями сотрудников. Поводом для разбирательства может стать правомерность проведения аттестации, наложение дисциплинарного взыскания, премирование и т.д.
Срок хранения документов по личному составу в 2016 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.
Контролирующие органы предъявляют некоторые требования к условиям хранения официальных бумаг, а для разных категорий документации применяются разные сроки хранения.
Как правило, такие документы хранятся в виде картотеки, разделены по структурным подразделениям, а внутри разделов – по алфавиту.
При определении сроков хранения документов в 2019 году компания должна полагаться на действующее законодательство:
- Налоговый кодекс РФ
- Федеральные законы от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
- Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Основным документом в области установления сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г., с изменениями от 27 октября 2003 г.) – далее по тексту «Перечень».