Что такое кадровый аутсорсинг и почему он выгоден для руководства компании обзор лучших аутсорсиноговых агентств

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое кадровый аутсорсинг и почему он выгоден для руководства компании обзор лучших аутсорсиноговых агентств». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Аутсорсингом называется передача каких-либо функций предприятия другой компании на договорной основе. Нетрудно догадаться, что передается та сфера, которая не является для предприятия основной. Это позволяет сосредоточить внутренние ресурсы на основной деятельности.

Кадровый аутсорсинг — это передача сторонней организации всей работы отдела кадров. То есть вы получите так называемый удаленный отдел кадров.

Кому это может быть удобно? В первую очередь руководителям небольших и развивающихся предприятий, которые еще не могут себе позволить содержать полноценный отдел кадров.

Обязанности кадровиков в таком случае возлагаются на других специалистов (например, секретаря или бухгалтера).

Но у такого распределения дополнительных обязанностей есть существенные недостатки:

безграмотное ведение дел, поскольку ими занимается не специалист;
требование работником дополнительной оплаты, что совершенно справедливо;
халатное отношение к дополнительной нагрузке, что естественно — ведь сотрудник сосредоточен на своих прямых обязанностях.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства очень актуален тогда, когда нужно срочно и быстро набрать новых сотрудников. Например, рабочих на новую отрасль производства или на строительный объект.

Еще один вариант прямой выгоды аутсорсинга кадров — для иностранных компаний, недавно работающих российском рынке и не вникших еще в отечественное трудовое законодательство.

Положительные и отрицательные стороны аутсорсинга отдела кадров:

№	+	—
1	Профессионализм аутсорсеров	Поверхностное представление о процессах производства
2	Экономичность	Риск нарушения конфиденциальности
3	Выполнение работы в срок	Удаленность сотрудников
4	Соответствие количества сотрудников реальному объему работ	Риск низкого уровня подготовки сотрудников

О других видах удалённого сотрудничества читайте публикацию «Аутсорсинг» на нашем сайте.

Как правильно оформить договор аутсорсинга персонала

Взаимоотношения на рынке аутсорсинга регулируются составлением специального договора. И хотя в правовом поле такое регулирование до сих пор не закреплено, к оформлению регулирующего документа нужно относиться особенно внимательно.

В договоре на аутсорсинг временного персонала должны быть максимально детально отражены следующие моменты:

требуемая квалификация привлекаемых сотрудников;
максимальные сроки предоставления и замены персонала;
процедуры входа и выхода из проекта, а также требования по исполнению возложенных задач;
ответственность аутсорсера за качество труда привлеченного персонала;
описание сведений, представляющих коммерческую тайну, а также правила соблюдения приватности;
штрафы в случае досрочного расторжения договора и различных нарушений.

Аутсорсинг персонала можно рассматривать как привлечение сотрудников на работу в фирме со стороны.

В более узком смысле, аутсорсинг персонала – это процесс передачи части функциональных обязанностей на выполнение стороннему специалисту, привлеченному к работе на условиях заключения договора на обслуживание.

В России аутсорсинг персонала развит не так активно, как в зарубежных странах. Например, в США и странах Европы до 80–90% небольших фирм и представителей среднего бизнеса обслуживаются исключительно на аутсорсинге. Это в разы выгоднее и надежнее.

Почему-то многие люди, когда заходит речь об аутсорсинге, сразу думают о бухгалтере. Но по факту, мировая статистика свидетельствует о таком рейтинге:

первое место занимает аутсорсинг в IT-индустрии, около 50 %;
на втором – аутсорсинг по подбору персонала, около 35 %;
и только на третьем месте уже аутсорсинг бухгалтерских и аудиторских услуг – около 15 %.

В рамках аутсорсинга часто возникает такое понятие, как аутстаффинг. Многие люди считают, что это абсолютно два идентичных процесса, просто по-разному называются. Но это не совсем так.

Принципиальная разница:

ауторсинг – это привлечение специалиста со стороны, которого предоставляет аутсорсинговая компания. Вся ответственность находится на юридическом лице;
аутстаффинг – это процесс, при котором фирма сама передает своего специалиста в штат другому субъекту хозяйствования, но по факту такой работник и дальше продолжает работать на фирму (сделка осуществляется для налоговой оптимизации).

Преимущества и эффективность аутсорсинга

Многие владельцы бизнеса полагают, что аутсорсинг им не по карману. Почему-то в обществе бытует мнение, что услуги сторонних компаний – это дорого. Но по факту это не так. Статистика и реальная практика доказывают, что экономическая эффективность от данного процесса высокая.

Как пример бухгалтерское обслуживание консалтинговой фирмой позволяет:

минимизировать издержки на оплату главного бухгалтера, стоимость которого на рынке труда достаточно высока. Помимо этого, бухгалтеру нужно выплачивать премию, давать отпуск, предоставлять лицензированные программные продукты, канцтовары, офисную технику. Дополнительно не забываем о коммунальных платежах, оборудовании офиса.
минимизировать затраты на оплату штрафных санкций и прочих платежей. Консалтинговая фирма гарантирует 100 % результат и полную материальную ответственность. Поэтому при выявлении какого-то факта нарушения фирма-заказчик сможет получить компенсацию.
повысить эффективность коммерческой деятельности. Благодаря квалифицированному эксперту компания может оптимизировать деятельность, снизить издержки, применить налоговые льготы, законные методы снижения налогооблагаемой базы.

Помимо этого, аутсорсеры не уходят в отпуск, на больничный, обучение и т. д. И если конкретный человек заболеет и не сможет закончить выполнение задачи, то на его замену предоставят аналогичного специалиста.

В целом преимущества аутсорсинга следующие:

экономическая эффективность;
мобилизация ресурсов;
повышение качества конечного продукта или услуги;
оптимизация коммерческой деятельности;
снижение расходов предприятия;
гарантия 100 % результата.

Преимущества и недостатки кадрового аутсорсинга

Плюсы такого выбора очевидны:

Вы получаете услуги профессионалов ровно в том объёме, который вам нужен. В штатном режиме с вашей компанией может работать один специалист, но, допустим, при найме сотрудников на новый объект к задаче могут моментально подключиться ещё специалисты и в том количестве, которое необходимо для ее решения. Вам не нужно искать кадровиков, проводить с ними собеседования, проверять их компетентность, нанимать их на работу: достаточно просто запросить больший объём услуг у подрядчика;

Вы платите ровно за тот объем работ, который необходим вашему предприятию.

Недостатки аутсорсинга достаточно условны и, как правило, они исчезают при выборе хорошего подрядчика.

Из возможных проблем стоит отметить:

Поверхностное представление о работе фирмы. Аутсорсер не работает в вашей компании и может быть незнаком с её спецификой, но эта проблема сойдет на нет при выборе подрядчика, который имеет в своем портфеле клиентов из разных сфер бизнеса. Его специалисты знают, как грамотно выстроить взаимодействие, и какие вопросы нужно вам задать, чтобы максимально быстро погрузиться в специфику вашей организации.

Удалённость сотрудников. Пугает то, что вы не можете контролировать работу удалённого работника – только её результаты. Но будьте спокойны, вам и не нужно этим заниматься: аутсорсеры дорожат репутацией и несут материальную ответственность за результат своей работы. Кроме того процесс взаимодействия с клиентами выстраивается таким образом, что качество и сроки выполнения задач регламентируются изначально;

Риск нарушения конфиденциальности. Данное сомнение снимается на стадии подписания договора: как правило, там указываются обязательства аутсорсера по сохранению конфиденциальной информации (в том числе коммерческой и банковской тайны), а также ответственность за её разглашение.

В конечном счёте – и при грамотном выборе подрядчика – риски сходят на нет, а выгода от перехода на аутсорсинг быстро окупает все затраты на поиск аутсорсера и организацию работы с ним.

Правовое регулирование кадрового аутсорсинга

Согласно ТК РФ (ст. 56.1), запрещен только заемный труд, т.е. отсутствие официального оформления сотрудников. Аутсорсинг — законная форма работы.

Предприниматель заключает с исполнителем гражданско-правовой договор, например, на:

сопровождение процессов кадрового администрирования;
ведение бухгалтерии и подготовку налоговой отчетности;
управление недвижимостью и объектами;
решение юридических вопросов.

Аутсорсинговая компания продолжает оставаться работодателем для арендованного сотрудника:

платит зарплату;
перечисляет взносы в Пенсионный фонд и другие инстанции;
выступает налоговым агентом и др.

Для каких компаний подойдет кадровый аутсорсинг в управлении персоналом

Мнение о том, что аутсорсинг — только для крупных, или наоборот, только для мелких компаний — это ошибка. Кадровый аутсорсинг персонала удобен и выгоден всем, разница в объеме передаваемых функций, и целях аутсорсинга.

Мелкие компании, как правило, передают кадровое делопроизводство и расчеты (иногда вместе со всей бухгалтерией), часто подбор офисного персонала и обучающие мероприятия (разовые, как правило). Здесь основная идея аутсорсинга — персонала невозможность содержать в штате необходимых узких специалистов.

В крупных компаниях департаменты HR включают в себя отдел подбора персонала, отдел кадров (делопроизводство), отдел обучения и развития. Расчет заработной платы и отчислений обычно входит в функционал бухгалтерии (где также это выводится в отдельный сектор).

Причины и преимущества кадрового аутсорсинга

Необходимость использования аутсорсинга персонала может быть следствием ряда причин, связанных с лимитом на увеличение штатов (переводящим деятельность из малого в средний бизнес), сезонным характером работ, отпусками сотрудников, оптимизацией административной нагрузки.

Аутсорсинг применительно к персоналу компании служит для повышения качества выполняемых работ и управляемости сотрудников, понижая риск некорректного поведения в ходе осуществления двойного контроля.

Преимущества, получаемые руководством компании в результате аутсорсинга, можно поделить на несколько видов:

Административные выгоды, в числе которых:
- уменьшение расходов на кадровое делопроизводство и анализ профессиональных качеств принимаемых сотрудников до оформления трудового контракта;
- отсутствие сложностей с профсоюзными организациями;
- оперативное регулирование исполнителей (количество, состав) на отдельных объектах и отсутствие вынужденного простоя.
Экономические в виде:
- возможности сохранения (получения) статуса малого предприятия;
- использования упрощённой системы налогового учета и льгот по налогообложению;
- перераспределения бюджетных статей, связанных с расходами;
- сокращения затрат на выплату компенсаций;
- возможности сосредоточения ресурсов на основном бизнесе, повышения за счет этого инвестиционной привлекательности предприятия и увеличения показателей выработки на одну штатную единицу;
- оптимизации административных трат на сотрудников, привлечения специалистов для организации максимально эффективной деятельности или определенного процесса.
Правовые в виде:
- снятия части юридической ответственности за работников, а также социального блока;
- отсутствия формальных обязательств перед работниками;
- отсутствия судебных и иных разбирательств по трудовым спорам;
- помощи в поиске сотрудников на вакантные должности;
- получения профессиональных консультаций по налоговым и трудовым вопросам.

Аутсорсинг персонала удобен как крупным, так и мелким предприятиям. Разница лишь в объеме перераспределяемых функций и конечных целях.

Выводы о преимуществах аутсорсинга

Растущая популярность кадрового аутсорсинга позволяет сделать выводы о том, что положительные эффекты перевешивают. Для практического подтверждения этого тезиса можно рассчитать расходы на собственное вспомогательное подразделение (штатное) и запросить расчет стоимости аналогичных услуг в группе компаний «Профрезерв», которая специализируется на всех видах услуг в части аутсорсинга. Сравнение полученных цифр — простейший вариант проверки целесообразности перехода на внешнее управление отдельными структурами.

Достаточно подробно рассмотреть представленные минусы, чтобы понять два важных нюанса. Возможных рисков удастся избежать, если правильно подойти к выбору компании-партнера. Чтобы отсеять потенциальных мошенников, следует внимательно изучить опыт предыдущей деятельности организации и лично связаться с клиентами, которые воспользовались ее услугами. Второй момент — тщательная подготовка контракта с обязательным присутствием гарантий и указанием уровня материальной и юридической ответственности за результат.

Какие плюсы у аутсорсинга персонала?

Среди главных преимуществ аутсорсинга персонала можно отметить:

Сокращение затрат на управление персоналом. Все сотрудники, предоставляемые на условиях аутсорсинга, контролируются менеджером на объекте. Например, в каждом гипермаркете, с которым работает Newstaff, есть свой менеджер объекта. Он находится на площадке каждый день и помогает решить оперативные задачи, если они возникли.
Увеличение эффективности и производительности персонала. Сотрудники аутсорсинговых компаний имеют большой опыт проектной работы и быстрее адаптируются к работе на новом объекте. В тех сферах, в которых текучка персонала высока, например, в ретейле или строительстве, это крайне важно для заказчика.
Возможность использовать опыт внешнего поставщика услуг. Например, опыт работы Newstaff на рынке аутсорсинга более 15 лет. За это время мы выработали свои подходы к максимально эффективной работе персонала на аутсорсе.
Сокращение времени на найм и обучение новых сотрудников. Всю работу по подбору и обучению компания-поставщик аутсорсинговых услуг берет на себя.

При этом, если вы заказываете аутсорсинг персонала в первый раз, можно столкнуться с рядом проблем. Например:

Недостаточный контроль над персоналом в рабочих точках и управление качеством работы персонала.
Передача конфиденциальной информации о компании-заказчике внешнему поставщику услуг.
Различия в культуре и стиле работы между внешним поставщиком услуг и компанией-закачиком.

Аутсорсинговый процесс — это особый формат работы, который на практике приобретает достоинства и недочеты. Понимая их, вы сможете для себя решить, что лучше доверить сторонним работникам, а что распределить штатным. К преимуществам относят:

возможность сфокусировать внимание на основных видах деятельности, не отвлекаясь на дополнительные задачи;
получение услуг от работников с высокой квалификацией;
гарантии выполнения требований и сроков и соответственно получение ожидаемого результата;
экономия средств на зарплату;
снижение обязательств перед налоговой.

Что такое аутсорсинг? Основные преимущества и недостатки аутсорсинга

Директор по развитию Staff Line Group Нурия Архипова прошла путь от рядового сотрудника до топ-менеджера компании, которая сегодня является лидером в сфере развития услуг по управлению персоналом, кадрового делопроизводства, аутсорсинга и аутстаффинга. Нурия написала колонку о том, что из себя представляет аутсорсинг и почему он так популярен.

Что мы знаем об аутсорсинге?

Любой бизнес, если его вести официально с соблюдением всех финансовых и юридических требований, состоит из гораздо большего числа процессов, чем может показаться стороннему наблюдателю.

Даже если у вас фирма со штатом в несколько сотрудников, то вам кроме основного бизнес-процесса придется заниматься и рядом не менее важных и обязательных процессов (например, вести бухгалтерию, осуществлять транспортировку, логистику, использовать ПО и т. п.).

Многих, кстати, именно наличие стольких дополнительных «головных болей» останавливает от открытия своей фирмы, хотя идеи могут быть весьма перспективными. Как раз для решения этих проблем и был придуман принцип аутсорсинга (еще в тридцатых годах прошлого столетия воротилами автомобильного бизнеса).

Бизнес в Европе и аутсорсинг услуг

Опыт стран с давней историей развития бизнеса подсказывает, что эффективность зависит не столько от постоянного присутствия сотрудника на рабочем месте, столько от уровня его профессионализма и мотивации выполнять работу качественно. Сейчас среди европейских стран (Нидерланды, Дания, Финляндия) наметилась тенденция к сокращению рабочей недели до 4 дней, чтобы повысить мотивацию сотрудника и предоставить ему время для личного саморазвития. Тем самым работодатель не только не стремится удержать сотрудника на рабочем месте, но и заботится о его состоянии здоровья, психологическом благополучии, развитии. От такого работодателя и уходить самому не захочется. Поэтому вопрос привлечения персонала на аутсорсинг или по трудовым договорам должен решаться в пользу профессионалов, а не контроля за использованием ими рабочего времени.

Минусы кадрового аутсорсинга

Как и любое внешне привлекательное предложение, вместе с очевидными плюсами аутсорсинг имеет определенный набор минусов, оценить риски от которых необходимо заранее, до заключения договора. Перечень таких недостатков включает следующие пункты:

Опасность некачественного решения поставленных задач. Репутация и опыт работы говорят о многом, но фактически в достоверности утверждений компании можно убедиться лишь по окончании сотрудничества.
Отсутствие понимания корпоративного стиля. Нюансы этики и взаимоотношений внутри коллектива и с партнерами необходимо донести до сторонних исполнителей заранее, на стадии согласования условий контракта.
Опасность утечки важной коммерческой информации и личных данных. Конфиденциальность — главная проблема современного общества. Опасаясь рисков, связанных с незаконным использованием важных сведений или возможной передачей их третьим лицам, нужно досконально прописать в договоре права и обязанности компании в части разглашения информации.
Зависимость результата от профессионализма других людей. Отношения на доверии неизменно приводят к убыткам. Гарантия защиты — наличие раздела о материальной ответственности сторон за нарушение условий соглашения.
Отсутствие контроля и рычагов управления. Арендованные сотрудники и подразделения не входят в штат компании заказчика, поэтому не обязаны подчиняться приказам ее руководства. Решение проблемы — присутствие персонального менеджера по аутсорсингу, который отвечает за связь заказчика с аутсорсерами.
Риск ухода от ответственности за счет недостатков правовой базы в отношении новых способов управления. Неблагонадежность компаний, которые специализируются на услугах по аутсорсингу кадров, или их банкротство могут привести к продолжительным судебным разбирательствам. Фактическое качество работы аутсорсингового агентства можно оценить только по отзывам реальных клиентов.

Глава 2. Использование аутсорсинга в современном бизнесе

Аутсорсинга способен обеспечить экономию затрат, более высокий уровень услуг за счет специализации, более дешевой рабочей силы или эффекта масштаба. Однако, аутсорсинг — значительно больше, чем еще один способ сокращения затрат и повышения эффективности производства. Используя услуги фирм-профессионалов, компании могут направить свои собственные ресурсы в наиболее доходные направления деятельности.

Для расширения эффекта масштаба компания должна принять решение, каким образом она будет делать.

Выбор может быть сделан из следующих вариантов:

Использовать внутренние факторы отдельного предприятия (завода).
Вертикальная интеграция.
Горизонтальная интеграция.
Диверсификация.
Аутсорсинг (субподряд).

Крупные предприятия исчерпали возможности получения эффекта масштаба в рамках отдельного предприятия (завода). Имеются в виду известные внутренние факторы: специализация труда, оборудования, менеджмента; использование современного высокопроизводительного оборудования — поточных линий, автоматизированных модулей и т.д.

Компания-аутсорсер должна обеспечить выгодность применения аутсорсинга и выиграть в конкуренции с другими подобными компаниями. Аутсорсер должен обеспечить снижение себестоимости функций, которые берет на аутсорсинг. Для осуществления порученных ему функций дешевле и качественнее, для этого у аутсорсера есть определенные возможности вследствие: специализации в узкой области; эффекта масштаба, достигаемого при выполнении однотипных операций одновременно для множества клиентов; использования новейших технологий; высокой квалификации персонала.

Компания-заказчик на развитом рынке аутсорсинга имеет возможность выбрать именно тех аутсорсеров, которые обладают наибольшим опытом в данной области. То есть на рынке аутсорсинга имеется конкуренция.

При анализе особенностей развития аутсорсинга в России особого внимания заслуживает не проработанность законодательной базы. Понятие «аутсорсинг» отсутствует в российском законодательстве. Одним из возможных вариантов заключения договоров на аутсорсинг, является договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ).

Также можно воспользоваться ст. 421 «Гражданского кодекса» о свободе договора и составить документ, «не предусмотренный законом», но не нарушающий его и отвечающий требованиям конкретного контракта.

Сложность развития аутсорсинга в России вызвана рядом причин:

Особенности российского законодательства.
Низкий уровень конкуренции на рынке.
Неподготовленность приоритетных российских отраслей экономики к аутсорсингу, которым требуются дополнительные инвестиции, необходимые для проведения масштабной модернизаций.
Необходимость проведения масштабных изменений бизнес-процессов и процессов управления.
Отсутствие обоснованных универсальных методик, позволяющих определить реальные эффекты применения аутсорсинга [2].

Аутсорсинг в России находится в начальной стадии развития. Интерес к нему возник только несколько лет тому назад. Тем не менее, уже существуют компании, оказывающие услуги по схеме аутсорсинга: бухгалтерские, юридические, консалтинговые фирмы, PR-агентства, ИT-компании. Наиболее часто аутсорсингу подлежат информационные технологии, ведение бухгалтерии, расчет заработной платы, административная поддержка, обслуживание корпоративной собственности, организация питания и уборки офиса, служба безопасности и некоторые другие. Локомотивом аутсорсинга выступает сфера информационных технологий. По данным исследовательской компании Mаrkеt-Visiо/ЕDC, около половины компаний используют ИТ-аутсорсинг.

Аутсорсинг стал, заметен уже во многих отраслях российской экономики в телефонной связи. В России также начали развиваться cаll-центры. Первые центры обслуживания вызовов появились в представительствах зарубежных корпораций. В последние годы cаll-центры были организованы и в крупных российских компаниях и банках, в «ВымпелКоме», «Белом Ветре», «НТВ+», Альфа-банке. Одним из ведущих в России поставщиков решений для cаll-центров является компания «Голден Телеком». Компания предлагает два основных подхода к внедрению технологии cаll-центра для заказчиков.

Производственный аутсорсинг находится в начальной стадии развития. Специфическая черта российской индустриальной структуры -российские крупные предприятия развиваются на фоне слабого развития малого и среднего предпринимательства.

Таблица 3 Расчет итоговой прибыли от внедрения аутсорсинга

№ п/п	Отдел	Количество работников, чел.	Заработная плата, тыс. руб	Итого, тыс. руб/ месяц
1	Бухгалтерский отдел	Стоимость услуги составит 60000 рублей в месяц
2	Отдел кадров
3	Отдел сопровождения ИТ технологии	Стоимость услуги составит 50000 рублей в месяц
4	Отдел логистики	Стоимость услуги составит 50000 рублей в месяц
5	Отдел охраны	20	30	600
6	Медицинский отдел	5	40	200
7	Плавильный отдел	40	50	2000
8	Администрация	5	100	500
9	Хозяйственный отдел	10	35	350
Итого	4850