Заполнение табеля учета рабочего времени в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение табеля учета рабочего времени в 2024 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Так как в Т-12 помимо учета рабочего времени выполняется еще и расчет заработной платы, она считается более сложной в заполнении. Бланк состоит из нескольких листов. На первом перечисляются используемые коды. Листы 3 и 4 ведет бухгалтерия. Рабочее время персонала фиксируется в таблице листа 2.

Важно! Действующее законодательство четко не регламентирует алгоритм внесений изменений в ТУРВ, хотя на практике необходимость в таких действиях периодически возникает.

Например, в первый день неявки сотрудника на работу в случае отсутствия информации и его месте нахождения, табельщик обязан проставить код «НН»/«30» (не явился по невыясненной причине). Но потом может оказаться, что человек в больнице и есть больничный с первого дня неявки, и в табеле необходимо проставить «Б»/«19», так как сотруднику должно быть выплачено пособие на период нетрудоспособности.

Сделать это можно двумя способами:

Внося исправления в исходный табель. Сделать это не сложно, если ученость ведется в цифровом формате и табель еще не закрыт.
Оформив корректирующий ТУРВ (в месте указания номера документа необходимо проставить номер табеля, который корректируется и отметку «корр» через «/»).

Кто заполняет табель учёта рабочего времени

Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.

Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.

Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.

Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.

В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.

Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.

Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:

Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.

В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.

В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.

В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:

Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».

В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.

В случае необходимости внесения изменений в т-12 форму, таких как исправления или дополнения, сотрудник должен соблюдать некоторые правила и процедуры. Во-первых, все изменения должны быть четко отмечены и подтверждены руководителем производственного отдела. Во-вторых, количество исправлений должно быть минимальным и отвечать требованиям ТК РФ.

Для внесения исправлений необходимо получить специальную т-13 форму, которая является дополнением к основной форме т-12. Форма т-13 будет использоваться только для внесения изменений и не может быть использована для заполнения вновь. Вся ответственность за правильность и точность заполнения т-13 формы лежит на сотруднике, ведущем учет рабочего времени.

При заполнении формы т-13 важно учитывать все изменения в рабочем графике сотрудника за весь период учета. Отсутствие информации или ошибки могут привести к неправильному подсчету часов работы и нарушению трудовых прав сотрудника. Сотрудникам, которые работают удаленно или за пределами офиса, необходимо внести исправления в табель учета рабочего времени по унифицированной форме т-13.

Порядок оформления и способ заполнения табеля учета использования рабочего времени по форме Т-12: пошаговая инструкция

Необходимо заполнить первую страницу, указать работодателя, а после – код ОКПО, срок действия, № п\п бланка и дату его составления.
Вносите в основную часть информацию – 1-я строчка нужна для № записи, 2-я – для Ф.И.О. сотрудника, 3я – для присвоенного ему номера (можно взять прямо из личного дела и приказа о зачислении).
В блоках 4 и 6 отмечаете актуальные сведения о явках и пропусках, отдельно для любого из дней взятого периода.
В 5-й, 7-й записываете итоговые (суммарные) значения. Не забывайте, как правильно составляется и заполняется табель учета рабочего времени – своя графа предусмотрена для каждой из двух частей отчетного периода.
В 8-13-й подводите итоги, отмечая сверхурочные, ночные смены, труд в выходные и по праздникам (ячейки необходимо оставить пустыми, если стандартный график не претерпевал изменений).
В 14-16-й ставите то число дней/часов, которые пропустил сотрудник, здесь же объясняете и причину невыхода подходящим кодом.
В 17-й указываете общее количество праздников и выходных.

Готовый документ по форме Т-12, подписанный уполномоченным специалистом, незамедлительно направляете в бухгалтерию и, в дальнейшем, именно по нему персоналу будут начислять оклад и другие выплаты.

В данном разделе представлены образцы заполнения табеля учета рабочего времени.

№	Дата	Наименование работ	Время начала	Время окончания	Часы работы	Примечания
1	01.01.2024	Установка оборудования	09:00	13:00	4
2	02.01.2024	Тестирование программы	14:00	16:30	2.5
3	03.01.2024	Отчет по проекту	10:00	17:00	7	Необходимо выполнить в течение дня

Приведенные образцы позволяют понять, как правильно заполнять табель учета рабочего времени. В столбце «№» указывается порядковый номер записи, в столбце «Дата» указывается дата выполнения работы. В столбце «Наименование работ» указывается описание выполняемой работы. В столбцах «Время начала» и «Время окончания» указывается время начала и окончания работы соответственно. В столбце «Часы работы» указывается количество отработанных часов. В столбце «Примечания» можно указывать дополнительную информацию, например, постановки задач или особенности выполнения работ.

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с использованием дополнительных обозначений.

Сотрудница (кассир) работает на условиях неполного рабочего дня
(4 ч) в связи с нахождением в отпуске по уходу за ребенком. Учетной политикой предусмотрено в данной ситуации применять при заполнении табеля (ф. 0504421) обозначение «ОРФ».

В этом случае табель на работника будет заполняться следующим образом при условии регистрации в нем фактически отработанного времени (дней явок):

Должность	Числа месяца
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого дней (часов) явок (неявок) с 1-го по 15-е число
16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	Всего дней (часов) явок (неявок)
Кассир	4	4			4	4	4	4	4				4	4	4	40 ч
ОРФ	ОРФ	В	В	ОРФ	ОРФ	ОРФ	ОРФ	ОРФ	В	В	В	ОРФ	ОРФ	ОРФ	10 дн.
4			4	4	4	4	4			4	4	4	4	4	84 ч
ОРФ	В	В	ОРФ	ОРФ	ОРФ	ОРФ	ОРФ	В	В	ОРФ	ОРФ	ОРФ	ОРФ	ОРФ	21 дн.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13

Формы N Т-12 и N Т-13 являются унифицированными формами табеля учета рабочего времени на 2023 год. Они предназначены для фиксирования отработанного времени и дней отдыха работников.

Основные особенности формы N Т-12:

Форма N Т-12 используется для заполнения табеля учета рабочего времени.
В табеле N Т-12 фиксируются отработанное время и выходные дни работника.
Форма N Т-12 не предусматривает учет праздничных дней.
На основе табеля N Т-12 рассчитываются налоги и начисления.
Правила заполнения табеля N Т-12 определены законодательством и требуют обязательного соблюдения.

Основные особенности формы N Т-13:

Форма N Т-13 также используется для заполнения табеля учета рабочего времени.
В табеле N Т-13 фиксируются отработанное время, выходные дни и праздничные дни работника.
Форма N Т-13 предусматривает учет праздничных дней, что отличает ее от формы N Т-12.
На основе табеля N Т-13 также рассчитываются налоги и начисления.
Правила заполнения табеля N Т-13 включают в себя правила учета праздничных дней и требуют обязательного соблюдения.

Таким образом, формы N Т-12 и N Т-13 отличаются наличием учета праздничных дней в табеле N Т-13, а также правилами заполнения, связанными с этим учетом. Оба табеля предназначены для учета рабочего времени и являются важным инструментом для правильного рассчета налогов и начислений.

Сроки ведения табеля учета рабочего времени

Согласно требованиям законодательства, табель учета рабочего времени должен вестись в течение всего календарного года. В случае если организация имеет утвержденный график отпусков, то табель должен быть веден не только в рабочие дни, но и в дни отпусков работников.

Сроки заполнения табеля учета рабочего времени зависят от конкретной организации, однако он должен быть заполнен не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным. Таким образом, в течение 5 дней после окончания отчетного месяца должен быть завершен ввод данных в табель учета рабочего времени.

Работники организации обязаны своевременно предоставлять информацию о проделанной работе и отсутствии на рабочем месте. Они должны заполнять табель учета рабочего времени каждый рабочий день и передавать его ответственному сотруднику или бухгалтерии компании.

При заполнении табеля учета рабочего времени необходимо учитывать все рабочие дни, включая выходные и праздничные дни. В случае, если работник отсутствует по уважительной причине, такой как болезнь или отпуск, необходимо указать соответствующую отметку в табеле.

В случае задержки или неправильного заполнения табеля учета рабочего времени работники могут быть подвергнуты дисциплинарным взысканиям или иметь плохие последствия для расчета заработной платы и социальных выплат.

Порядок утверждения табеля учета рабочего времени

Для утверждения табеля учета рабочего времени необходимо следовать определенному порядку:

1. Подготовка табеля

Сначала составляется сам табель учета рабочего времени, который содержит информацию о рабочих часах сотрудников за определенный период времени. В табеле указываются даты, время начала и окончания работы, а также перерывы и выходные дни. Табель должен быть четко и аккуратно заполнен.

2. Подписание руководителем и сотрудниками

После составления табеля учета рабочего времени его необходимо подписать руководителем предприятия и сотрудниками, чьи данные содержатся в табеле. Подписание подтверждает согласие и достоверность информации, указанной в табеле.

3. Проверка и корректировка

Далее табель учета рабочего времени проходит проверку на правильность заполнения и наличие ошибок. Если в табеле обнаруживаются ошибки или неточности, они должны быть исправлены и переподписаны.

4. Утверждение табеля

После проведения проверки и корректировки табель учета рабочего времени утверждается руководителем предприятия. Утверждение означает, что табель является официальным документом, который будет использоваться для расчета оплаты труда сотрудников.

5. Хранение и архивирование

Утвержденные табели учета рабочего времени должны храниться в архиве предприятия в соответствии с установленными правилами и сроками хранения документации. Это позволяет обеспечить доступность и сохранность информации о рабочем времени.

Следование порядку утверждения табеля учета рабочего времени гарантирует корректность и надежность данных о рабочем времени сотрудников предприятия, что является важным фактором для оптимизации процессов управления трудовыми ресурсами и обеспечения эффективной работы предприятия.

Что должно содержать современное руководство по табелю учета

Современное руководство по табелю учета должно быть ясным и информативным документом, предназначенным для сотрудников и руководителей. Оно должно содержать следующую информацию:

Введение и общая информация: в этом разделе руководство должно давать общее представление о целях и назначении табеля учета, а также о том, как он будет использоваться в организации.
Обязанности сотрудников: в этом разделе должны быть указаны обязанности сотрудников в отношении ведения табеля учета, включая точность заполнения данных, соблюдение требований по рабочему времени и своевременное предоставление данных.
Процедуры и инструкции: этот раздел должен содержать подробные инструкции по заполнению табеля учета, описывая как работать с онлайн-системой или как правильно заполнить бумажный вариант. Важно учитывать возможные ошибки и проблемы, а также предоставить контактную информацию для получения помощи.
Расчет и оплата рабочего времени: здесь следует объяснить, как происходит расчет и оплата рабочего времени на основе данных, предоставленных в табеле учета. Это включает в себя информацию о начислениях, отпусках, больничных и других оплатах или вычетах, связанных с рабочим временем.
Контроль и утверждение: здесь должны быть описаны процедуры контроля и утверждения табеля учета со стороны руководителей или кадровой службы. Это включает в себя информацию о временных сроках и правилах, а также о процедуре рекламации.

Современное руководство по табелю учета должно быть доступным для всех сотрудников организации и должно быть представлено в понятной, структурированной форме. Оно должно содержать все необходимые сведения, чтобы сотрудники могли точно и своевременно заполнять табель учета, а руководители могли контролировать и утверждать его использование. Правильно разработанное руководство будет способствовать эффективной работе, сокращению ошибок и недоразумений, а также созданию полной прозрачности в отношении учета рабочего времени.

Изменения в табеле учета рабочего времени на 2024 год

С 2024 года введены новые требования по ведению табеля учета рабочего времени, которые должны быть учтены работодателями. В данном году существуют основные изменения, которые касаются формы табеля, правил заполнения и сроков предоставления отчетности о рабочем времени.

В 2024 году табель учета рабочего времени должен быть представлен в виде электронного документа, который подписывается электронной подписью руководителя организации и должен содержать следующие обязательные поля:

Название поля	Описание
Фамилия	Фамилия сотрудника, работающего в организации
Имя	Имя сотрудника, работающего в организации
Отчество	Отчество сотрудника, работающего в организации
Должность	Должность сотрудника в организации
Дата	Дата, за которую ведется учет рабочего времени
Норма часов	Количество часов, отведенных на рабочую неделю
Отработано часов	Количество отработанных часов за указанную дату
Опоздание	Количество минут, на которое сотрудник опоздал на работу
Ранний уход	Количество минут, на которое сотрудник ушел с работы раньше предусмотренного графика
Отгулы	Количество часов, потраченных на отгулы
Больничные листы	Количество часов, проведенных на больничном листе
Отпуск	Количество часов, использованных сотрудником в отпуске

Табель учета рабочего времени также должен быть предоставлен в Фонд социального страхования и налоговую службу в соответствии с установленными сроками.

Учитывая эти изменения, работодателям необходимо обновить форму табеля учета рабочего времени и ознакомить с ним сотрудников, чтобы избежать возможных нарушений и соблюсти правила учета и отчетности.

Требования к оформлению табеля учета рабочего времени

Для правильного ведения табеля учета рабочего времени в 2024 году необходимо учесть следующие требования по его оформлению:

Табель должен быть оформлен в печатной форме, с использованием плотной и качественной бумаги.
На табеле должны быть указаны полные наименование организации, ее адрес, контактная информация.
Табель должен содержать детальную информацию о каждом работнике: ФИО, должность, табельный номер.
Табель должен быть веден по дням месяца, с указанием даты и дня недели.
Для удобства разделения рабочего времени на основное и дополнительное, следует использовать специальные колонки или цветовое выделение.

Также необходимо учесть следующие особенности оформления табеля:

Предусматривается один табель на одного работника или общий табель для всех сотрудников организации.
В табеле должны быть предусмотрены отдельные строки для учета отработанного времени, пропусков, отгулов, больничных и других отсутствий.
В случае использования электронной формы табеля, его оформление должно соответствовать требованиям электронной подписи и защиты данных.
Обязательно следует указать период, за который ведется учет рабочего времени (например, месяц, квартал, год).
Табель должен быть подписан руководителем организации и работником (или представителем работника, наделенным соответствующей полномочной подписью).

Требования к табелю учета рабочего времени в 2024 году

Следующие требования должны быть соблюдены при ведении табеля учета рабочего времени в 2024 году:

Табель должен быть в электронном виде и вести в соответствии с законодательством.
Табель должен содержать информацию о каждом работнике, включая ФИО, должность и трудовой стаж.
Табель должен содержать информацию о каждом рабочем дне, включая дату, начало и конец рабочего времени.
Табель должен содержать информацию о перерывах на отдых и питание.
Табель должен содержать информацию о неотработанном времени, отпусках и отгулах.
Табель должен быть доступен для работы проверяющим органам и контролирующим организациям.

Необходимо соблюдать все требования в отношении табеля учета рабочего времени в 2024 году, чтобы избежать нарушений законодательства и наказаний со стороны контролирующих органов.