Обязательные кадровые документы для микропредприятий в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные кадровые документы для микропредприятий в 2024 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Фактически кадровый учёт микробизнеса с наёмными сотрудниками почти никак не отличается от учёта по общим правилам. Типовая форма трудового договора — всего лишь одно из послаблений для микропредприятий в ведении кадрового делопроизводства.
Какие предприятия относятся к микробизнесу
Прежде чем выяснить, какие кадровые документы для микропредприятия являются обязательным, разберёмся, какие организация относятся к субъектам микробизнеса.
Для определения микропредприятий установлены следующие критерии:
- размер доходов;
- численность наёмных работников;
- доля участия других юридических лиц в уставном капитале.
К микропредприятиям могут относиться как представители индивидуального предпринимательства, так и юридические лица. При этом статус микропредприятия никак не ограничивает возможность выбора налоговых режимов. Применять можно любой спецрежим.
Согласно ст. 4 Федерального закона № 209-ФЗ, организация считается микропредприятием, если:
- Среднесписочная численность наёмных сотрудников — не более 15 человек в штате.
- Размер годового дохода от продажи товаров и предоставления услуг не превышает 120 млн рублей (без учёта НДС).
- Общая доля общественных и благотворительных организаций в уставном капитале микропредприятия составляет не более 25%, а иностранных компаний (при условии, что они не относятся к микробизнесу) — не более 49%.
На производственные и потребительские кооперативы, а также на фермерские хозяйства и индивидуальных предпринимателей распространяются только первые два условия: по численности штата и по размеру доходов.
Как принять и уволить сотрудника — кадровый учет для микропредприятий
Упрощенный кадровый учет для микропредприятий разрешили применять в РФ с 01.01.2017. Небольшие предприятия и индивидуальные предприниматели получили возможность ведения кадрового учета в сокращенном объеме. До введения государством данного послабления субъекты малого бизнеса были вынуждены осуществлять кадровое делопроизводство в стандартном порядке, оформляя множество разных бумаг – графики рабочего времени и очередности смен, регламент оплаты труда, внутренний распорядок трудовой деятельности и другие документы, принятые в сфере управления персоналом и подлежащие обязательному составлению, внедрению, хранению. Используя облегченный порядок учета и делопроизводства в работе с кадрами, предприниматели и организации вправе отказаться от оформления многих бумаг, правомерно заменив их надлежащей детализацией трудового договора, заключаемого с каждым отдельным работником.
Документ от ФНС о присвоении нанимаемому сотруднику ИНН необходим работодателю для уплаты за него подоходного налога, а также взносов по всем внебюджетным фондам. Однако справка ИНН не входит в перечень обязательных документов при трудоустройстве. Таким образом, работодатель не вправе требовать её наличия у оформляемого работника.
Кадровые документы, необходимые в ООО для микропредприятий
Микропредприятие — это разновидность предприятия — субъекта малого бизнеса, которое обладает следующими характеристиками:
- Численность сотрудников — не более 15 человек (подп. «а» п. 2 ч. 1.1 ст. 4 федерального закона «О развитии…» от 24.07.2007 № 209).
- Максимальный годовой доход — 120 млн руб. (постановление Правительства РФ «О предельных значениях…» от 13.07.2015 № 702).
Согласно положениям ст. 309.2 ТК РФ, микропредприятия вправе не составлять:
- график сменности;
- положение об оплате труда;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о премировании;
- иные локальные нормативные акты, регулирующие правоотношения, возникающие между работником и работодателем.
При этом работодатель обязан заключить с работниками трудовые договоры, положения которых определяют порядок решения вопросов, подлежащих регулированию локальными нормативными актами (при их наличии). Форма такого договора установлена положениями постановления Правительства от 27.08.2016 № 853.
Какие кадровые документы нужно вести микропредприятию
Фактически кадровый учёт микробизнеса с наёмными сотрудниками почти никак не отличается от учёта по общим правилам. Типовая форма трудового договора — всего лишь одно из послаблений для микропредприятий в ведении кадрового делопроизводства.
Кроме того, из-за специфики деятельности организации зачастую возникает необходимость в ведении конкретных документов. Например, при работе с вредными условиями необходимо вести список работающих на производстве с вредными условиями труда.
От количества должностей, а также от их особенностей тоже зависит многое. Если для должностей предусмотрен целый список требований и обязанностей, микропредприятию следует подготовить для каждой из них отдельные должностные инструкции. Связано это с тем, что типовой форме трудового договора должностные обязанности не расписаны подробно.
В перечень обязательных кадровых документов для микропредприятия входят:
- личная карточка работника по форме T-2;
- штатное расписание по форме Т-3;
- графики отпусков по форме Т-7;
- положение о хранении и использовании персональных данных;
- журнал регистрации приказов;
- журнал учёта движения трудовых книжек (кроме случаев, когда у всех сотрудников электронные трудовые книжки).
Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?
Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:
- на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
- на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
- на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».
Заполнение персональной карточки трудоустроенного сотрудника
Персональная карточка трудоустроенного лица заполняется работодателем и содержит подробную информацию о трудовой занятости конкретного работника в определенной организации:
- Общие сведения о трудоустроенном сотруднике.
- Данные о пребывании на воинском учете.
- Информация о принятии физического лица на работу и его перемещениях по должностям и структурным подразделениям в рамках организации.
- Аттестация работника.
- Повышение квалификации (ПК).
- Профессиональная переподготовка (ПП).
- Поощрения, награды, вознаграждения, почетные звания.
- Отпуска.
- Социальные льготы, дотации, субсидии от государства, на которые сотрудник вправе претендовать.
- Дополнительная (прочая) информация.
Увольнение (выбытие) сотрудника сопровождается закрытием его персональной карточки, что удостоверяется росписью работодателя с указанием должности, а также подписью работника, согласившегося со всеми сведениями, ранее внесенными в карточку.
В процессе аттестации происходит:
- Оценка профессиональных навыков и компетенций работника. В ходе аттестации исследуются знания, навыки, опыт работы, уровень образования, а также способность применять эти знания и умения на практике.
- Оценка квалификации работника. Квалификация работника определяет его уровень подготовки и способности выполнять свои профессиональные обязанности. В ходе аттестации проводится оценка соответствия работника требованиям занимаемой должности и его способности выполнять задачи.
- Разработка плана развития индивидуальных навыков. По результатам аттестации разрабатывается план развития работника, которым определяются необходимые для него занятия, тренинги, обучения и другие мероприятия, направленные на повышение его профессионального уровня.
Аттестация работника является важным этапом его профессионального роста и развития. Она способствует улучшению качества работы организации и повышению уровня профессионализма сотрудников.
Положения и правила внутреннего трудового распорядка
В рамках внутреннего трудового распорядка устанавливаются положения и правила, определяющие следующие аспекты:
- Рабочее время и график работы;
- Порядок оформления рабочего времени;
- Условия и порядок предоставления отпусков;
- Правила поведения на рабочем месте;
- Порядок использования технических средств и средств связи на рабочем месте;
- Правила профессиональной этики и поведения;
- Порядок предоставления больничного листа;
- Правила обращения с конфиденциальной информацией;
- Порядок решения конфликтных ситуаций на рабочем месте;
- Порядок взаимодействия с подчиненными, коллегами и руководством;
- Процедуры обращения с жалобами и предложениями;
- Порядок назначения и продвижения по службе;
- Порядок наказаний, применяемых к работникам;
- Процедуры оценки трудовой деятельности и стимулирования персонала.
У каждого работника ООО обязанность ознакомиться с положениями и правилами внутреннего трудового распорядка, выполнять их в полном объеме и соблюдать при исполнении своих трудовых обязанностей.
В случае несоблюдения положений и правил трудового распорядка, работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормами ООО.
Нарушение положений и правил внутреннего трудового распорядка может повлечь за собой применение дисциплинарных взысканий, вплоть до увольнения.
План профессионального развития
Составление плана профессионального развития включает в себя:
| Пункт | Описание |
| 1 | Определение карьерных целей и желаемой должности |
| 2 | Анализ текущих компетенций и навыков |
| 3 | Определение необходимых для достижения целей компетенций и навыков |
| 4 | Планирование обучения и развития для приобретения недостающих компетенций |
| 5 | Определение способов оценки достижения целей |
| 6 | Разработка временных рамок и этапов реализации плана |
План профессионального развития должен быть гибким документом, который может корректироваться и дополняться в процессе реализации. Он также должен быть согласован с руководством организации и учитывать стратегические цели компании.
Необходимые требования к заполнению кадровых документов
Для правильного и полноценного заполнения кадровых документов в организации, необходимо учитывать следующие требования:
- Все поля в документах должны быть заполнены полностью и точно согласно предоставленной информации.
- Заполнять документы следует на русском языке, без сокращений и аббревиатур, в соответствии с правилами русской орфографии и пунктуации.
- Не допускается использование чернилок, гелевых ручек и других неустойчивых к выцветанию материалов. Рекомендуется использовать шариковые ручки с чёрным или синим стержнем.
- Подписи в документах должны быть сделаны только черными или синими ручками и четким почерком.
- Все даты в документах должны быть указаны в формате день/месяц/год, без сокращений и дополнительных символов.
- В случае использования фотографий в документах, они должны быть качественными, цветными, размером 3х4 см, сделанными на светлом фоне без надетых головных уборов и солнцезащитных аксессуаров.
- Все подписи, печати и штампы должны быть чёткими и разборчивыми, без помарок и исправлений.
- При обнаружении ошибок в заполнении документов, необходимо исправить их, сделав чёткие и разборчивые исправления, а также указать дату исправления и подпись, подтверждающую аутентичность исправления.
Соблюдение данных требований при заполнении кадровых документов в организации важно для обеспечения правильности и достоверности информации, а также для соблюдения формальных требований законодательства.
Обзор требований к кадровым документам
В списке кадровых документов, которые должны быть в ООО обязательно в 2024 году, входят:
- Трудовой договор. Каждый сотрудник ООО должен иметь подписанный трудовой договор, который регулирует отношения между работником и работодателем.
- Приказы о приеме на работу и увольнении. При каждом приеме на работу или увольнении сотрудника в ООО должен быть оформлен соответствующий приказ, который формализует этот процесс и становится документом, подтверждающим изменение статуса сотрудника.
- Табель учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени является важным документом, фиксирующим отработанные часы каждым сотрудником. Он помогает контролировать рабочие часы, оплату труда и соблюдение трудового законодательства.
- Документы, подтверждающие квалификацию сотрудников. ООО должно иметь документы, подтверждающие квалификацию сотрудников, такие как дипломы, сертификаты, аттестаты и другие документы, необходимые для выполнения конкретных должностных обязанностей.
- Медицинские справки. В соответствии с требованиями, ООО должно иметь медицинские справки о состоянии здоровья сотрудников. Это помогает обеспечить безопасные условия труда и определить, освобождаются ли отдельные сотрудники от выполнения определенных видов работы.
Это лишь некоторые из требований к кадровым документам, которые должны быть выполнены ООО в 2024 году. Важно отметить, что точные требования могут различаться в зависимости от законодательства и региональных нормативных актов. Поэтому рекомендуется обратиться к юристу или специалисту по кадровому делопроизводству для получения детальной информации о требованиях в конкретном случае.
Какие документы включают в дело
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2022 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:
- формируемые в момент устройства человека на работу;
- возникающие в процессе работы в фирме;
- документы об увольнении из конкретной компании.
В первую группу входят:
- справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
- трудовой договор (оригинал работодателя);
- приказ о приеме на работу.
Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:
- копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
- объяснительные записки;
- служебные записки;
- различные акты и уведомления.
Информация для центра занятости, предоставляемая ежемесячно
Один раз в месяц предоставляется кадровая отчетность в государственные органы службы занятости населения.
|
Наименование |
Примечание |
|---|---|
|
Информация о проведении процедуры несостоятельности (банкротства) в отношении работодателя |
Единой формы отчетности не предусмотрено. Но региональные представители ЦЗН вправе рекомендовать собственные формы отчетов. Уточните в территориальном отделении ЦЗН, есть ли действующие формуляры. Также региональный ЦЗН вправе установить индивидуальный срок подачи информации |
|
Сведения об инвалидах для осуществления содействия занятости и профессиональной реабилитации |