Регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Поэтому следует внимательно относиться к оформлению отношений с лицом, которое будет выполнять определенную работу.

Кадровое делопроизводство по регистрации дополнительных соглашений может вестись и в отдельном журнале.

Где бесплатно скачать образец журнала

На титульном листе напишите название «Журнал регистрации трудовых договоров», поставьте дату. После чего пронумеруйте все страницы, а при необходимости — расчертите их. На первой странице отразите правила ведения журнала. На второй — перечислите лиц, ответственных за внесение информации.

В книгу можно добавить и графу для подписи сотрудников — именно она является доказательством, что работник был ознакомлен со всеми условиями и своевременно получил документы. Без нее журнал становится лишь вашим помощником, а не защитником в спорных ситуациях.

Именно поэтому компании, как правило, добавляют в договор фразу «экземпляр трудового договора получил _______ (дата) __________________ (подпись)».

Основные удобства использования такого журнала – приведение в порядок электронного архива, отслеживание сроков истечения трудовых договоров с сотрудниками, ведь если упустить нужный момент, то срочный трудовой договор может быть трансформирован в бессрочный (ч.
Вне зависимости от наличия номера данные о соглашении вносятся в книгу учета в строке записи основного договора или в порядке хронологии. Учет соглашений ведется в журнале с указанием даты составления и параметров трудового контракта, неотъемлемой частью которого выступает дополнительный документ. В ряде случаев предприятия для записи соглашений отводят вторую половину книги регистрации.

Ведение журнала в целом ускоряет работу с трудовыми договорами и дополнительными соглашениями. Вам не придется держать под рукой оригиналы документов, искать их, чтобы подготовить справки и выписки по требованию работника или другой инстанции.

Присвоение номера трудовому договору производится работодателем, составляющим документ. Нумерация носит хронологический порядок и может обнуляться с начала календарного года. Присвоение номера производится при регистрации документа в журнале учета договоров, ведущихся отдельно от форм хозяйственного назначения.

Трудовой договор является основным документом, утверждающим условия сотрудничества между работником и работодателем, в котором указана не только трудовая функция будущего сотрудника, но и размер вознаграждения за труд, режим работы, а также дата возникновения трудовых отношений и ряд других обязательных условий закрепленных в ст.57 ТК РФ.

В Книге нужно произвести нумерацию, скрепить печатью, прошить и поставить подпись ответственного лица. На первом листе нужно указать название компании, начальный и конечный период ведения Книги. Все записи в Книге выполнять строго в последовательном порядке, стараться не допускать ошибок и исправлений. Пропуски между строчками не допускаются.

Что такое журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.

На основании норм закона договор считается заключенным и вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами. Но в случае, если в оговоренном документе дата не была указана, договор в соответствии со ст. 61 ТК РФ все же считается заключенным, однако приступить к своим обязанностям работник должен только на следующий день после подписания соответствующих документов. Любое изменение условий договор потребует заключения дополнительного соглашения. В этом соглашении надо отразить те условия, которые будут изменены. Соглашение также составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой остается на хранение в организации.

Данный журнал называется журналом для регистрации трудовых договоров. Выясним же, для чего он нужен и как с ним работать.

Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?

Регистрация дополнительных соглашений позволяет определить даты изменений условий труда и отдыха. Решение, нужно ли регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору, каждое предприятие принимает самостоятельно из расчета принципа целесообразности. Для упрощения учета, исключения трудовых споров регистрация дополнительных соглашений – оптимальное условие документооборота.

При обнаружении существенной ошибки в уже частично заполненном журнале его необходимо досрочно закрыть.

Отметим, что регистрация ГПД в журнале регистрации трудовых договоров будет одним из подтверждений того, что между сторонами фактически имеют место трудовые отношения. Поэтому настоятельно рекомендуем использовать для данного вида документов специальную форму.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений необходимо прошить, а при сдаче в архив опломбировать. В соответствии с требованиями ФАС журнал хранится 75 лет (предусмотрено переменки типовых документов управления).

Вести журнал можно и в электронном, и в бумажном виде – компания вправе выбрать удобный способ самостоятельно. В данном случае следует ориентироваться на цели, которые должен выполнять журнал.

Нужно ли регистрировать дополнительное соглашение к трудовому договору

Чтобы определиться, в каком виде вести документ, необходимо обозначить его цель:

если цель сугубо информационная (электронный архив организации, позволяющий отслеживать сроки истечения договоров), то документ будет удобнее вести в электронном виде;
если помимо информационной цели журнал будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании своих экземпляров трудовых договоров, необходима графа для проставления работниками своих подтверждающих подписей. В этом случае журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть в бумажной форме.

Последний пункт необходимо прокомментировать подробнее. Дело в том, что действующее трудовое законодательство обязывает работодателя составлять трудовой договор и все изменения к нему в письменной форме в двух экземплярах.

Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Один из российских банков проанализировал причины, по которым в 2017 году чаще всего блокировались счета представителей малого бизнеса.

Кадровая служба обязана вести журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений к трудовым договором. Обязательно ли вести два журнала или информацию можно обобщить в одном? Являются ли эти документы обязательными? Существует ли универсальный образец? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашей статье.

Составление дополнительного соглашения к трудовому договору

Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать. По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:

дату и номер заключенного трудового договора;
фамилия, имя и отчество работника;
структурное подразделение;
занимаемую должность;
вид и характер работы;
срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров);
место для росписи работника о получении своего экземпляра трудового договора.

Далее необходимо на всех имеющихся страницах, даже незаполненных, надо проставить порядковые номера, но исключение будет только для первой страницы, так как на ней и предложена форма заполнения журнала. На второй странице указывается информация о работнике, выполняющем функцию кадровика, ведущего журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

К примеру, в соответствии с нормами ст.67 ТК РФ работодатель обязан заключить договор в двух экземплярах, одни из которых должен передать работнику. В журнале делается отметка о выдаче договора сотруднику с указанием даты и его подписью. Таким образом, в судебном порядке, трудящийся уже не сможет обвинить предприятие в уклонении от оформления трудовых отношений.

Поэтому для заполнения подойдёт покупная тетрадь со всеми необходимыми графами (продаваемые тетради часто уже бывают разлинованы нужным образом), в которые останется лишь внести нужные сведения.

Если договоров и соглашений много, то можно начинать нумерацию с начала каждый год. Если же их немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.

При составлении соглашения должно быть соблюдено условие о наличии даты документа – обязательного реквизита, придающего юридическую силу деловой бумаге. Дополнительное соглашение должно быть обозначено в порядке, позволяющем идентифицировать его принадлежность к основному документу и даты начала действия.

В этом документе описываются все основные положения, на которых строятся трудовые отношения между работником и организацией.

На предприятиях как государственной, так и частной собственности часто встречается текучесть кадров или временное трудоустройство лиц на период выполнения временных трудовых функций.

Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.

Не исключается ведение Книги в электронном виде. Пожалуй, это самый удобный вариант, но не всё так просто. Необходимо следить за сохранностью информации, не забывать делать резервные копии документа и продумать момент, когда журнал могут запросить надзорные органы.

На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).

Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.

Электронные версии, которые обычно ведут в MS Excel, могут заполнять не все кадровики. Например, если в организации ведение электронного документооборота сведено к минимуму, у некоторых сотрудников возникают сложности с освоением таблиц. Чтобы устранить проблему потребуется обучение. В целом у электронных версий больше плюсов, чем минусов: конфиденциальность, быстрый поиск и формирование копий.

Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде. Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.

Журнал регистрации соглашений к трудовым договорам

Информацию о трудовых договорах и дополнительных соглашений к ним, нагляднее указывать на манер реестра. Оформление реестра является свободным. Ниже приводится примерный вариант составления реестра.

Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп. соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе.
Форма журнала, регламентирующая регистрацию трудовых договоров, несложная и как грамотно ее заполнить может разобраться любой, даже не имеющий опыта кадровый работник.