Командировки на архивное хранение
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировки на архивное хранение». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Каждый человек, который желает приобрести автомобиль или же является владельцем конкретного транспортного средства, должен знать, что за него необходимо уплачивать ежегодно определенный транспортный налог. Он рассчитывается в соответствии с тем, какими характеристиками обладает машина, а также к какой марке она принадлежит.
При работе с удаленными клиентами и подрядчиками компания часто направляет своих сотрудников в командировки, ожидая получить качественный результат от личных встреч за короткие сроки. Но, как известно, на саму организацию поездки необходимо потратить много усилий – согласовать сроки и расходы, подготовить сопроводительную документацию, проконтролировать возврат отчетных документов.
Хранение и учет документов, которые находятся в архиве
Следует обратить особое внимание на оформление обложки личного дела. На верхнем поле обложки указывают в именительном падеже наименование организации, если у организации есть официальное (по учредительным документам) сокращенное название, его пишут в скобках, после указывают наименование структурного подразделения.
Дела уволившихся сотрудников, в соответствии со статьей 17 Федерального закона 125-Ф3, подлежат передаче в архив. Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дела. Как и все дела длительного хранения, личные дела подлежат полному оформлению. Помимо общих процедур по полному оформлению дел, существует ряд особенностей, относящихся к оформлению личного дела.
После регистрации приказа сотрудник канцелярии формирует авансовый отчет в карточке командировки, отправляет его на печать и передает распечатанный документ командируемому сотруднику лично. С этого момента считается, что сотрудник готов к отъезду.
Если говорить о сроках хранения документов, то у всех заинтересованных сторон (государства, организации, сотрудников и т.д.) в отношении документов имеются разные, порой противоположные друг другу интересы. Государство обеспечивает сохранность документов в течение нужного ему срока при помощи трех инструментов: законов, нормативных актов министерств и ведомств и перечней.
Посмотрите видео о возможностях технического решения «Управление командировками» и его реализацию в «РН-Шельф-Дальний Восток».
От редакции. В Информации Росархива дана ссылка на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный 06.10.2000.
Очень важно соблюдать установленные сроки. В случае их пропуска оформление будет невозможно. Сегодня получение пенсии, а также процесс её формирования связаны с большим количеством самых разных особенностей, нюансов. Стоит при возможности внимательно ознакомиться со всеми ними заранее.
Перечисленная информация содержится и в иных документах, например, таких как билет, чек из гостиницы и пр., однако ведение журнала позволяет объединить все необходимые сведения.
Поскольку Федеральным законом установлено, что специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, их следует отнести к категории подзаконных актов (документов) (ч. 3 ст. 6 Федерального закона N 125-ФЗ). На основании ч. 1 ст. 17 данного Закона организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ.
Первым делом стоит вспомнить об ограничениях, которые установлены трудовым законодательствам. Так, некоторых работников вовсе запрещено направлять в служебные поездки, а некоторых можно, но только с их письменного согласия.
Организация архивного хранения документов
Пенсия в обязательном порядке ежегодно индексируется непосредственно государством. Причем получателям второй пенсии также как и обычным гражданам нет необходимости писать какое-либо заявление. Индексация осуществляется автоматически, в беззаявительном порядке.
Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения. Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам.
Кроме того, его принятие будет способствовать развитию сельской местности на территории России, что является немаловажным моментом на фоне сегодняшней урбанизации, то есть процесса роста городов, в связи с чем повышения удельного веса городского населения, возрастания роли городов во всех сферах жизни общества и преобладание городского образа жизни над сельским на всей территории страны.
Одна из основных задач ответственного за ведение архива сотрудника заключается в грамотном распределении имеющихся документов по соответствующим делам и их своевременном дополнении вновь оформляемой документацией.
Законопроект направлен на установление новеллы, которая позволит обеспечить и защитить права и интересы вкладчиков, оказавшихся жертвами недобросовестных кредитных организаций, которые не включили указанных вкладчиков — физических лиц в реестр вкладчиков по различным причинам.
Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) их вкладывают в конверт и подшивают в дело.
Унифицированной формы журнала регистрации нет, поэтому допускается его оформление в свободной форме, а также в виде электронного документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009.
Порядок формирования личных дел и требования к оформлению личных дел, передаваемых в архив, утверждены «Основными правилами работы архивов организаций».
В ТК РФ определено, что командировкой является поездка работника «на определенный срок», однако ни каких-либо ограничений длительности командировок, ни принципов разделения командировок на краткосрочные и длительные ТК РФ не содержит (ст. 166 ТК РФ).
Поиск по блогу / Search this blog
Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки [2], но и в нем вопрос о сроках командировок также не регламентирован. Остальная документация может храниться непосредственно в отделах и передаваться на уничтожение, как только истечет предусмотренный законом срок.
Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Просим Вас дать согласие на направление в служебную командировку с 20.04.2015 по 25.04.2015 в ВЗАО «Нижегородская ярмарка», находящееся в г. Нижнем Новгороде, для участия в выставке «СадExpo 2015».
Сроки хранения кадровых документов определяется Перечнем архивных документов
Конечно, работник может выразить свое согласие или несогласие на командировку и в виде отдельного документа, например заявления, которое он подаст в кадровую службу.
По этой причине ряд специалистов предлагает заграничные командировки до 60 дней считать краткосрочными. В законодательстве, правда, установлен еще один срок в отношении командировок за рубеж, который приходится учитывать.
Как только командировка согласована, сотрудник отдела кадров формирует приказ автоматически по кнопке в карточке командировки и отправляет его на подписание руководителю отдела кадров и главному бухгалтеру. Затем согласованный приказ направляется генеральному директору.
Эти документы в будущем могут потребоваться для подтверждения права на льготы, если таковые будут установлены (так, например, большинство участников ликвидации аварии на Чернобыльской атомной станции направлялись туда именно в командировки);- какой бы срок хранения вы ни выбрали, желательно утвердить его на экспертной комиссии.
Помимо правовых норм в части ведения архивов, закон также предусматривает ответственность должностных лиц и организаций за допущенные в этой области нарушения.
При применении данной нормы на практике возникают вопросы, требующие разъяснений и уточнений: — Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными?
Обычно размер данной выплаты устанавливается в процентном отношении к заработной плате – 25%, 50%, 100%, 200%. Размер такой премии зависит от конкретных достижений работника, а также иных немаловажных факторов. Нередко выплата премии является строго обязательной.
Информация о сроках хранения наиболее распространенных видов документов представлена в таблице. Обратите внимание: сроки хранения, установленные в Перечне, исчисляются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года (п. 1.4 Перечня).
4.8. Подготовка дел к архивному хранению
Пломбируем документы Поскольку действующее законодательство не содержит норм, обязывающих к ведению журнала учета приказов о командировках, нет и никаких норм, регламентирующих его оформление и хранение. Однако указанные требования могут быть закреплены во внутренних документах работодателя по аналогии, установленной для оформления типичных документов.
Это не только поможет организовать эту работу, но и облегчит общение с налоговыми органами при различных проверках;- что касается сроков хранения, то, желательно, установить более длительные сроки хранения для документов по следующим командировкам:- если сотрудник был командирован в районы Крайнего Севера и в приравненные к ним местности.
Помимо указанной статьи ТК, порядок направления сотрудника в служебную поездку регулируется постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 74.
В законодательстве, правда, установлен еще один срок в отношении командировок за рубеж, который приходится учитывать. Согласно п. 2 ст. 11 НК РФ [5] физические лица признаются налоговыми резидентами Российской Федерации только в том случае, когда они фактически находятся на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году.
Например, если начисление премии будет осуществляться на основании данных о выручке без учета различных себестоимостных показателей, это может привести к убытку.
В течение такого же срока, то есть четырех лет, налоговые агенты обязаны сохранять документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Отдельные положения об архивации бухгалтерских документов обозначены в предписании Минфина СССР, утвержденном еще в 1983 г. и до сих пор не потерявшем актуальности.