Сроки Хранения Документов В Организации В 2019 Году Со Статьями
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки Хранения Документов В Организации В 2019 Году Со Статьями». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
После завершения срока хранения бумаги подлежат уничтожению (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).
Требований к правилам организации и осуществлении внутреннего контроля в негосударственном пенсионном фонде, утв.
Положения о порядке взаимодействия при передаче документов и информации, составляющих систему ведения реестра владельцев ценных бумаг, утв.
Исключительные случаи освобождения от ответственности
Уничтожение документов, само собой, тоже должно документироваться и состоит из нескольких этапов:
- Экспертная оценка документов организации и выделение тех, которые уже не подлежат хранению.
- Составление типового акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
- Непосредственное уничтожение или передача на повторную переработку.
Документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона N 125-ФЗ).
Учетная политика, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в т.ч. средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее 5 лет после года, в котором они использовались в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
Помимо этого, чтобы ускорить процедуру определения сроков хранения бухгалтерской документации, можно воспользоваться специализированными интернет-сервисами, которые позволяют быстро найти нужный документ по трем основным пунктам.
Вариантов как избавиться от ненужной документации два: собственными силами или с помощью сторонней организации. Все зависит от объемов. Если документов немного, то можно воспользоваться шредером.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.
ФЗ № 402 и Перечень устанавливают конкретные сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Таблица, приведенная в предыдущем разделе, регламентирует их для каждого наименования (группы) в отдельности.
Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2019 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот.
Разница вот в чём. Если компания сама занимается уничтожением своих архивных документов, то уместнее будет после перечня документов, подлежащих уничтожению, добавить надпись типа «Документы уничтожены путём пропуска через шредер» и назвать документ «Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению».
Если приведенные в этом перечне бумаги содержат сведения о работе во вредных и опасных условиях продолжительность их хранения возрастает до 75 лет.
Есть документы, которые учреждение должно хранить постоянно, например учетную политику. Таблица со сроками хранения, поможет определить какие бумаги можно выбросить. Ведь сроки у всех разные. Если ошибетесь со сроком и уничтожите архив раньше, то учреждение оштрафуют.
Как ее реализовать на практике, официально пока не разъяснили. Но выполнять требования закона нужно уже сейчас. Разбираемся, как «закрывать» номенклатуру дел за 2016 год (надо ли в ней что-то менять, как заполнять итоговую запись?). Как составлять номенклатуру дел на 2017 год (предлагаем решение, как это лучше сделать, и показываем примерную номенклатуру дел отдела кадров).
Хранение архивной документации предусматривает массу тонкостей и особенностей, которые нужно учитывать в процессе обеспечения сохранности нужной информации, и в частности, это связано с тем, что разные категории документов предусматривают свои отдельные особенности хранения.
И если срок хранения 75 лет в ряде случаев меняется на 50-летний, то более короткие сроки (10 лет, 5 лет, 3 года и т.д.) остаются неизменными.
Для того, чтобы подтвердить уничтожение составляют акт, который подписывает экспертная комиссия (сотрудники компании).
Для разработки номенклатуры дел на очередной календарный год служба делопроизводства, как известно, использует свой рабочий экземпляр, в который в течение текущего года вносит необходимые изменения и уточнения, конкретизирует заголовки дел, занимает резервные номера, ведет таблицу соответствия индексов дел при изменении структуры организации и т.п.
Для того, чтобы подтвердить уничтожение составляют акт, который подписывает экспертная комиссия (сотрудники компании).
В течение деятельности у организации образуется множество документов, часть из которых нужно хранить определенное законом время, например лицевые счета работников подлежат хранению на протяжении 75 лет. Чаще всего хранение осуществляется путем размещения документов в шкафах и на полках в разных кабинетах.
Если один документ используется для нескольких целей (например, подтверждает расходы в бухгалтерском и налоговом учете), а срок отличается, то необходимо ориентироваться на больший срок хранения бумаг в архиве организации.
Также предусмотрена уголовная ответственность за уничтожение, повреждение или сокрытие документов, подлежащих хранению. То есть если будет доказано, что компания нарочно уничтожила документы, руководствуясь корыстной заинтересованностью.
В процессе деятельности любая организация неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых и гражданско-правовых отношений.
Бухгалтерские и кадровые документы нужно хранить в 2019 году в сроки, которые установлены законодательством. В нашей таблице вы найдете всю необходимую информацию. А если хотите найти срок хранения документа в один клик, воспользуйтесь электронным сервисом в конце статьи.
Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил такой же срок хранения документации — 5 лет.
Порядка ведения внутреннего учета сделок, включая срочные сделки, и операций с ценными бумагами профессиональными участниками рынка ценных бумаг, осуществляющими брокерскую, дилерскую деятельность и деятельность по управлению ценными бумагами, утв.
Передавать на архивное хранение нужно бумаги, срок хранения которых составляет более 10 лет. Остальные документы можно хранить на рабочем месте. Это в равной степени касается и бумажных носителей.
Пока отсутствуют разъяснения Росархива о том, как государственные и муниципальные архивы, по графику принимавшие документы по личному составу, должны теперь исполнять договоры, уже заключенные с организациями – источниками комплектования.
Основные цели проводимой экспертизы ценности документов
Возложить на старшего специалиста отдела ДОУ Кузнецову С.Л. (замещающий в случае временного отсутствия – начальник отдела ДОУ Морозова Н.С.) ответственность за архивное хранение и обеспечение сохранности документов архивного фонда организации, включая документы по личному составу.
Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв.
Порядок хранения различной бухгалтерской документации современных компаний осуществляется в соответствии с нормами, прописанными в Налоговом кодексе и Федеральном законе №129-ФЗ, изданном 21 ноября 1996 года.
Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения.
Порядка учета федеральных специальных марок, а также уничтожения неиспользованных, поврежденных и не соответствующих установленным требованиям федеральных специальных марок организацией, осуществляющей производство алкогольной продукции на территории Российской Федерации, утв.
Кроме того, организация вправе передать документы на хранение в государственный или муниципальный архив, а также в негосударственный архив еще в течение своей деятельности, заключив соответствующий договор. В этом случае нет необходимости создавать внутренний архив в организации.
Причем важным моментом является соблюдения сроков пребывания бумаг в архиве, установленных законодательно. Расскажем в статье, как грамотно и функционально организовать архивирование, хранение и уничтожение кадровой документации.
Необходимо обратить внимание на разд. 7 «Трудовые отношения» (включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате и охране труда) и 8 «Кадровое обеспечение» (содержит документы о работе с кадрами — приеме, перемещении, увольнении, повышении квалификации, проведении аттестации, награждении работников).
Таблица сроков хранения документов в организациях в 2019 году
Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.
В конце статьи также приложен полный детальный перечень сроков хранения с учётом всех нюансов. Если вы сомневаетесь, сколько хранить тот или иной документ, или подозреваете, что есть условия, продлевающие его хранение, лучше сверьтесь с документом ниже.
Согласно п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 по истечении срока хранения документы можно уничтожить.
Номенклатуры дел на 2016 и 2017 годы
Что касается документов налогового учета, то здесь компаниям нужно соблюдать требования НК РФ. Так, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ устанавливает общий срок хранения — 4 года.
Например, в разд. 4 «Учет и отчетность» поименованы документы, образующиеся в деятельности бухгалтера. Некоторые из них должны храниться в течение 5 лет (документы о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями, переписка о финансово-хозяйственной деятельности и т.д.), другие — в течение 75 лет (лицевые счета работников). Положения по применению контрольно- кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв.