Номенклатура дел бюджетного учреждения
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел бюджетного учреждения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Состав элементов может изменяться в зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела.
Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.
Составление и утверждение номенклатуры дел организации
При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику делопроизводства, сложившуюся в данном управлении и требования архивных учреждений к номенклатурам дел.
Заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями, т. к. в примерной номенклатуре некоторые заголовки приведены в обобщенном виде. Кроме того, состав документов, образующихся в делопроизводстве управления, может со временем меняться. Эти изменения также должны быть учтены при составлении конкретных номенклатур.
Номенклатура дел, если ее требуется сменить в процессе работы предприятия, должна быть введена с начала календарного года. Поэтому, чтобы новая система заработала в 2019 году, ее следует разработать на протяжении 4-го квартала 2019 года.
Только таким образом можно создать сводную номенклатуру, на основании дел, принадлежащих структурным подразделениям или отделам. Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.
Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.
Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.
При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных документов, которые изданы в одном календарном году. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том.
Основные требования к номенклатуре дел
При небольшом объеме статистических отчетов управления с одинаковыми сроками хранения, они могут формироваться в одно дело с перечислением указанных статей и форм.
Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать?
Срок хранения дела. Его можно указать в годах (4 года, 5 лет и т.д.), а можно поставить дату, до которой дело надо хранить. Документы с разными сроками хранения держите в разных папках.
В образовательной организации может быть разработана сводная номенклатура всех дел, в состав которой включаются списки дел по структурным подразделениям (должны быть разработаны на едином бланке в аналогичной форме).
Типовая номенклатура дел образовательного учреждения
Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных Правил работы архивов организаций». Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения.
Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации. Систематизация заголовков (названий) дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации.
Номенклатуру составляют и утверждают у руководителя ежегодно — на каждый следующий год. Дополняют номенклатуру при появлении дел с новыми заголовками.
Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации. Систематизация заголовков (названий) дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации.
Заголовок дела. Это общее название, вид документов, подшитых в конкретную папку. Например, «Счета-фактуры на авансы, выставленные в 2019 г.».
Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения.
Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в конкретную без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными органами и учреждениями сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены.
Примерная и типовая номенклатура может быть составлена на основании этих нормативных актов всего предприятия в целом. В каждом отделе предприятия должна быть составлена своя номенклатура дел. В этом случае делопроизводителю будет легко анализировать документы и подготавливать те, что на данный момент запрашивает руководство, контролирующий орган, другая инстанция или должностное лицо.
С момента создания документов и до передачи в архив дела, в котором они сгруппированы, они находятся на текущем хранении.
Все правила документооборота в учреждении – в статьях журнала «Учет в бюджетных учреждениях».
Номенклатура дел бухгалтерии подписывается начальником этого структурного подразделения (главным бухгалтером), визируется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и представляется в установленный срок в делопроизводственную службу.
Типовая. Этот вид утверждается на уровне нормативного акта и обязателен для применения в однотипных организациях (например, дошкольных образовательных учреждениях).
Как правило, разработкой номенклатуры документального фонда занимается сотрудник отдела делопроизводства, хотя эта обязанность может быть возложена и на кого-нибудь другого. Руководитель должен лишь издать соответствующий приказ, определяющий сферу ответственности, или прописать данную обязанность в должностной инструкции служащего.
Все заголовки, используемые в данной графе, должны иметь четкую направленность, а не содержать общих фраз. Например, неправильным будет указание вида «разные материалы», правильно — «материалы по строительству моста». В процессе оформления дела все подзаголовки могут быть откорректированы применительно к конкретной категории документов.
Основы разработки номенклатуры впервые. Аспекты заполнения графов в составе табличной части документа.
Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.
Сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов, необходимые для разработки проекта номенклатуры дел, фиксируются исполнителями в виде выписок, справок и т.п. Накопленные таким образом сведения подлежат систематизации.
Если будет признано целесообразным, то дела с первыми экземплярами указанных документов могут храниться и в бухгалтерии. В этом случае указания на копийность документов дела в заголовке не требуется.
НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.
Кроме того, ФЗ № 127-ФЗ внес уточнение, касающееся вопроса, когда начинать отсчет хранения документации. Ответ содержится в новой статье 21.1: с 1 января года, следующего за годом завершения документа.
Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.
Номенклатура дел — это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел разрабатывается и вводится в действие с момента функционирования предприятия (соответствующего структурного подразделения).
Примерная номенклатура дел является методическим пособием и используется при составлении конкретных номенклатур дел.
Составление номенклатуры дел – основной вид работы, обеспечивающей систематизацию документов учреждения. Согласно пункту 75 ГОСТ Р51141-98 номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения, с указанием сроков их хранения.
Если изначально на этапе становления работы предприятия не организовать делопроизводство, то спустя время найти какой-либо документ будет сложно. С этой целью создается номенклатура дел организации. Фактически это перечень дел, в которых хранятся документы. Для ее составления были разработаны нормативные акты.
Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.
В конце номенклатуры дел помещены регистрационно-учетные формы, которые ведутся в бухгалтерии (6-34 «Журнал регистрации доверенностей», 6-35 «Журнал регистрации платежных поручений»).