Регламентация кадрового делопроизводства
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регламентация кадрового делопроизводства». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Для этого требуются юридические знания, знакомство с основами трудового законодательства, ведь положения локальных регламентов не должны ущемлять тех прав, которые работникам гарантирует ТК РФ.
Современное кадровое делопроизводство базируется на федеральных законах и законах субъектов Федерации, описывающих общие нормы работы с документами, федеральных законах, регулирующих трудовые отношения и подзаконных актах.
В числе законодательных актов, определяющих общие нормы составления и оформления документов, — Закон РФ от 25.10.1991г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»[2]. Согласно ст. 16 этого Закона официальное делопроизводство в государственных органах РФ, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке РФ.
Главные детали в контроле на бумаге
HR-менеджер, в должностные обязанности которого входит документационное обеспечение работы с персоналом, также разрабатывает и ведет пакет документов, связанных с приемом на работу новых сотрудников.
Следующая область, где необходимо вести учет документов – оценка и аттестация персонала. Объем работы в этой области зависит от того, какова специализация фирмы. Так, в крупных сетевых холдингах, занимающихся торговлей, в IT-компаниях и иностранных представительствах аттестация действительно является мощным рабочим ресурсом. И количество документов, требующих обработки велико.
На сегодняшний день эффективный менеджмент персонала невозможен без хорошего знания нормативных документов. Прежде всего, правила поведения людей на работе, перечень и порядок выполнения ими своих обязанностей регулируются нормативными правовыми актами федерального уровня.
В кадровых документах организации отражается отработанное сотрудниками время. Его учет — прямая обязанность работодателя, установленная ч. 3 ст. 91 ТК РФ. Ведение табеля позволяет соблюсти права работников на оплату их труда. А также получить различные налоговые преференции работодателю. Кадровый документ в данном случае служит подтверждением обоснованности произведенных компанией расходов.
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019
Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее ОКПДТР).
Работники кадровых служб ежедневно имеют дело с информацией о гражданах – работниках организаций или граждан – соискателей вакансий. В связи с этим, необходимо иметь четкое представление о мере ответственности за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах.
В зависимости от организационно-правовой формы предприятия, ведомственной принадлежности, местонахождения при оформлении кадровых документов учитываются особые условия, установленные в соответствующих законодательно-правовых актах, которые обязательно должны быть у работника, ведущего кадровое делопроизводство.
Инструкция по заполнению всегда содержит рекомендации по каждой графе. Всего документ включает 5 информационных пунктов.
Законодательная база, регулирующая деятельность кадрового делопроизводства
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Трудовые книжки Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
В ст. 11 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в редакции от 11.07.2011) урегулирован вопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений; его положения обязательно учитываются при оформлении на должность, предполагающую работу с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными.
Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.
Работа по персоналу регулируется целым рядом нормативных законов, приказов и сводом правил регионального или государственного уровня. Неисполнение указанных в нормативной базе требований является нарушением.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.
Вопросам защиты персональных данных посвящена специальная глава Трудового кодекса РФ (глава 14 — «Защита персональных данных работника»), а также Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (последняя редакция от 23.07.2013).
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.
Вопросам защиты персональных данных посвящена специальная глава Трудового кодекса РФ (глава 14 — «Защита персональных данных работника»), а также Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (последняя редакция от 23.07.2013).
Документальное оформление всех кадровых процессов, происходящих в организации, требует наличия определенных знаний и умений.
Нормативно-правовое регулирование
Если у вас каких-то из перечисленных документов нет, то их нужно непременно завести, при необходимости утвердить, как положено, ознакомить работников письменно.
Кадровое делопроизводство — это один из видов деятельности, который ведется в любой организации. Как понятно из названия, речь идет о создании и ведении различных документов, связанных с наемным персоналом – кадрами. Различные аспекты кадрового учета, движения персонала и управления им, а также учет отработанного времени, традиционно входит в сферу кадрового делопроизводства.
Нормативно-методическое регулирование кадрового делопроизводства позволяет грамотно организовать не только деятельность кадровой службы, но и всю систему делопроизводства в целом.
Кадровый документооборот в организации
Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Законодательные и нормативные документы, определяющие порядок работы с кадровой документацией, представляют собой четырехуровневую систему. Федеральные законы, законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ относятся к документам первого уровня.
В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства.
Предложенная вашему вниманию книга основана на личном опыте организации кадрового документооборота практически «с нуля» на уже функционирующем государственном предприятии.
Регламентация кадрового делопроизводства
Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации.
Основным документом, который регламентирует трудовую деятельность, кадровое дело, делопроизводство и документооборот, является Трудовой кодекс РФ. Но и в трудовом законодательстве не всегда четко и однозначно прописаны эти регламенты.
В соответствии со ст. 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях[7] нарушение установленного законом порядка работы с персональными данными влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц – от пяти до десяти минимальных размеров оплаты труда (далее МРОП); на юридических лиц – от пятидесяти до ста МРОП.
На предприятиях – субъектах малого предпринимательства, ведение кадрового документооборота может быть поручено сотруднику в порядке совмещения.
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.
Преобразование административного законодательства позволило дополнить КоАП РФ статьями, описывающими отдельные составы правонарушений в сфере охраны труда. Максимальная сумма штрафной станции была увеличена в 2 раза и составила 100 000 рублей.
План, график расписания формируются на будущий рабочий период. Проводится учет рабочего времени сотрудников.
С января 2017 года размеры штрафов инспекции по труду значительно возросли. Последние изменения в КоАП РФ позволили применить методику диверсификации ответственности. Был расширен перечень противоправных деяний, за которые представителям юридических лиц придется оплатить штраф от трудовой инспекции, назначенный в 2017 году.
Термины и определения, которые используют в делопроизводстве кадров, установлены ГОСТ Р 51141-98. Согласно стандарту, делопроизводство — это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») и ГОСТ Р 7.0.8-2013 («Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Федеральный закон от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О защите персональных данных» с изменениями от 25.12.2009 г.
Обязательные документы по кадровому делопроизводству
Кадровые документы содержат очень важную информацию, поэтому вести кадровое делопроизводство в организации просто необходимо. С помощью кадровых документов работодатель может доказать свою позицию в суде.
Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.
Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.