График документооборота образец заполнения
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «График документооборота образец заполнения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Перед составлением графика документооборота необходимо проанализировать деятельность учреждения. Первый этап – определение перечня документов. Необходимо установить все факты хозяйственной жизни, которые имеют место в учреждении, и определить перечень документов, которые образуются в процессе деятельности.
График документооборота в бухгалтерии – это внутренний акт, который определяет порядок и сроки представления в отдел (бухгалтерию) первичных документов с целью своевременного их учета и регистрации.
График документооборота по учету нефинансовых активов — часть № 1
Если сотрудник нарушит график, его можно привлечь к ответственности. Однако это возможно только при наличии приказа по утверждению графика. Если такого распоряжения нет, то всю ответственность будет нести директор компании.
Всем ответственным сотрудникам подавать первичную документацию в бухгалтерский отдел на основании утвержденного графика.
В качестве оформления графика документооборота можно использовать текст, таблицу или схему. Для разработки графика лучше применять программу Excel.
График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить ответственное лицо, отвечающее за соблюдение графика.
Таким образом, в любой организации должен быть составлен и утвержден четкий график документооборота с указанием ответственных лиц и сроками составления первичной документации. Такой график должен детально прописывать движение документов от сотрудников, которые отвечают за их составлением, до архива.
Правильно организованный документооборот – это не только отсутствие штрафов со стороны проверяющих организаций (трудовой инспекции, других), но также отсутствие сложностей с поиском документов.
Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению (например, кассовые документы и т. п.).
График документооборота: образец
Табель формируется за первую половину месяца (период заполнения: с 1-го по 15-е число) и за месяц (период заполнения: месяц).
Входящие документы – получаемые почтой (электронной и обычной) и регистрируемые в специальных каталогах. Они должны обязательно приниматься в специальное «депо» для различных важных официальных бумаг. Существует множество различных правил и требований к осуществлению обозначенных выше процедур. Все они отражаются в специализированной нормативно-правовой документации.
Под термином «исполнение» подразумевается необходимость привести в действие обозначенное в документе решение.
При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации.
Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности.
Он подразумевает под собой формирования документов, хранение и их организацию. Существует множество различных правил и требований к осуществлению обозначенных выше процедур.
Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.
Он подразумевает под собой формирования документов, хранение и их организацию. Существует множество различных правил и требований к осуществлению обозначенных выше процедур.
При ведении хоздеятельности составляется множество разных документов. Каждая операция должна совершаться не просто на словах, но иметь под собой документальное обоснование. Некоторые бланки организация разрабатывает самостоятельно, другие использует унифицированные. Это что касается исходящих форм. Помимо них существуют и входящие бланки, которые тоже подлежат строгому учету.
Чтобы не возникало проблем с подтверждением расходов, составляют график документооборота. В учетной политике пропишите, в какие сроки главбух должен получать от сотрудников те или иные документы.
Между тем с подтверждением расходов нередко возникают проблемы. И дело здесь не только в том, что документы поступают в бухгалтерию с ошибками или составлены не по той форме. Гораздо хуже, когда бухгалтер получает бумаги с опозданием или они не доходят до него вовсе.
Included compression files are only ones that have no conditions and are included on all devices and browsers.
Здесь отдельном разделе должна быть схема или таблица, описывающие стадии движения документов в организации.
В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются.
Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне. Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями.
Причем количество создаваемых и поступающих документов может достигать таких объемов, с которыми порой сложно справиться. Поэтому необходимо организовать трудовой процесс так, чтобы каждый документ был рассмотрен и обработан в срок.
Принимаются входящие документы от различных контрагентов, предприятий и государственных учреждений. Исходящие документы – формируемые и передаваемые другим предприятиям.
Следует помнить, что некоторые документы не только должны быть исполнены в установленное в законодательстве время, но также сохранены.
График документооборота в бухгалтерии
Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010.
Наиболее понятным и простым способом может стать индивидуальная выписка для каждого работника или подразделения. При помощи функций все той же любимой работниками офисов программы Excel, можно без лишних хлопот проделать данную операцию. И вручить сотрудникам под подпись о получении и ознакомлении.
По группам назначаются ответственные. В графике документооборота указываются перечень сотрудников, которые отвечают за составление и сдачу в бухгалтерию той или иной документации, а также сроки представления первичных документов в отдел.
В связи с этим бухгалтерия не смогла принять к вычету НДС в I квартале. В таком случае, по мнению налоговиков, необходимо подавать уточненную декларацию.
На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.
Примерная форма есть в Положении, утвержденном Минфином СССР под № 105 еще 29 июля 1983 г. Ее можно взять за основу. Как видно из примера, график должен быть утвержден руководителем предприятия, иначе будет считаться недействительным. Если образец графика документооборота первичных документов формируется как отдельный акт, нужно дать на него ссылку в учетной политике.
Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам.
Или можно составить приказ на график документооборота – образец в следующем разделе. Для успешного внедрения требований нужно внести корректировки в должностные инструкции лиц, ответственных за движение документации. Кроме того, можно провести наглядный инструктаж для исполнителей.
Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности бюджетного учреждения необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов. Для этого составляется график документооборота. Отсутствие в учреждении графика документооборота может привести к несвоевременному отражению хозяйственных операций в учете.
При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:
- Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
- Планирование сроков обработки бумаг.
- Планирование сроков рассмотрения документации.
- Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.
Основные задачи графика документооборота:
-
оперативный контроль за соблюдением сроков составления, обработки и исполнения документов;
-
своевременное формирование отчетности на базе первичных регистров;
-
исключение авралов, форс-мажора и соблюдение ритмичности работы исполнителей;
-
формирование дел и передача их в архив в положенные сроки;
-
получение в срок информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.
Первичные документы в графике бухгалтерского докуметооборота
Что необходимо прописать в бланке? Прежде всего, определитесь, какие именно документы подлежат учету и контролю. Запишите полный перечень для предприятия. Затем определите формы по отделам и подразделениям с указанием ответственных сотрудников. Уточните сроки, в которые должны быть исполнены и обработаны документы. Предусмотрите меры ответственности за несоблюдение положений графика.
Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:
- проблемные должники — старший менеджер по продажам;
- решения собрания участников организации — старший юрисконсульт;
- определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
- данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров;
- определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.