Сроки хранения документов в делопроизводстве
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения документов в делопроизводстве». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Хранение сроком в один год касается табелей и журналов учета рабочего времени, а также графиков предоставления отпусков. Личное дело и личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, а если речь идет о данной документации на руководителей, работников с государственными наградами или званиями, членов исполнительных, руководящих или контрольных структур организации, то постоянно.
При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный, муниципальный архив данные, размещаемые на обложке, уточняются и дополняются. К заголовку деда может быть составлена аннотация к помешенным в деле ценным с научной или исторической точки зрения документам. Могут быть также проставлены даты дела, количество листов, архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).
С какого числа исчисляются сроки хранения документов?
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно — методическими документами Федеральной архивной службы России.
Срок хранения исчисляется следующим образом: год создания документа не считается, отсчет начинается с 1 января следующего года. То есть, если приказ по личному составу издан в 1949 году, к цифре 1950 прибавляем 75 и получаем дату истечения срока хранения – 2025 год. Списание документов проводится на следующий за датой окончания срока хранения год, т.е. в 2026 году.
Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше Шлет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают в архив по номенклатурам дел.
Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.
После завершения года надела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения службой ЛОУ организации при методической помощи архива составляются описи дел для последующей передачи в архив. В малых организациях эту работу выполняет секретарь-референт с участием специалистов подразделений.
Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию. Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами.
Нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.
Статьями 33–35 Перечня 2010 установлен единый срок хранения – 5 лет ЭПК – для переписки по основным (профильным) направлениям деятельности с вышестоящей, с подведомственными (подчиненными) и другими организациями.
С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда и учета составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет).
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел учреждения с обязательным полистным просмотром дел.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.
Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы.
Но в Перечне 2 можно найти сроки хранения договоров продолжительностью не только в 3 года, но и в 1 год. Например:
- срок хранения 1 год установлен для договоров на изготовление и установку очистных сооружений (ст. 1743 Перечня 2), при этом нет ссылки на дату, с которой исчисляется срок хранения договора. А это означает, что срок вообще не определен;
- срок хранения 3 года после истечения срока действия договора установлен для договоров на очистку вод и обработку промышленных стоков (ст. 1742 Перечня 2).
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия учреждения, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации.
Исковая давность – это установленный законодательством срок в суде или ином юрисдикционном органе для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Данное определение соответствует понятию исковой давности, закрепленному в ст. 195 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ).
Документы учреждения, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Так сказано в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ). Кроме того, эти же документы используются для исчисления и уплаты налогов и сборов.
Статьей 73 Перечня 2010 установлен 3-летний срок хранения переписки по разработке и изменению штатных расписаний (после утверждения).
Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется Перечень. В графе 3 таблицы Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации.
Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов.
Определение срока хранения документов
Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.
Внутреннюю опись помещают в начале дела. Листы внутренней описи нумеруют отдельно; их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (см. форму листа-заверителя на рис. 6.17).
На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.
Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.
Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации
В исключительных случаях архив может занимать часть помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в котором можно было бы обеспечить сохранность документов.
Если же личные дела не ведутся, то такие договора должны быть сформированы в отдельное дело на тех же условиях хранения. Карточки учета, книги, журналы также имеют свои сроки сроки хранения документов в делопроизводстве:
- Прием, перемещение, увольнение сотрудников — 75 лет.
- Учет командировочных работников — 5 лет со дня увольнения.
- Учет военнообязанных — 3 года.
- Сведения об отпусках — 3 года.
- Личные дела, карточки, трудовые договора и соглашения — 75 лет.
- Выдача трудовых вкладышей и книжек — 50 лет.
- Выдача справок о зарплате (месте или стаже работы) — 3 года.
- выдача командировочных удостоверений — 5 лет.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также получает свой номер. Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации, а описи на дела постоянного хранения и дела по личному составу должны быть согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.
График, по которому происходит сдача документов в архив, утверждается руководителем или работодателем. Документы должны поступать сюда в виде подлинников. Если это невозможно, то заверяется и сдается их копия. Регулирует срок и порядок хранения кадровой документации «Перечень типовых управленческих документов», утвержденный Росархивом.
Номенклатура дел организации и структурного подразделения
Или, например, договор называется «Договор аренды», а на самом деле в договоре предусмотрена аренда здания с последующим его выкупом.
Четырехлетний срок, в течение которого ООО «Гиацинт» должно хранить документы, относящиеся к расчетам по налогу на прибыль, ЕСН, налогу на имущество организаций за 2004 год, — это период с 1 января 2005 года по 31 декабря 2008 года.
По окончании года нотариусом производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются. Листы дел нумеруются. Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества.
Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.
В списке типовых управленческих документов предусмотрены такие сроки хранения архивных документов:
- личные дела сотрудников – 75 лет;
- журналы регистрации несчастных случаев на производстве – 75 лет;
- документы связанные с финансированием (планы финансирования, сметы финансирования, финансовые отчеты) – постоянное хранение;
- гарантийные письма – 3 года;
- акты проверок кассы – 3 года;
- акты проверок финансово-хозяйственной деятельности – 5 лет.
В случае, если одни и те же виды документов в настоящем Перечне и в определенном отраслевом перечне документов или примерной номенклатуре дел имеют разные сроки хранения, то следует руководствоваться настоящим Перечнем.
В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.
Сроки хранения договоров: на что обратить внимание
Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению. Отбор документов для уничтожения оформляется актом (приложение 1, форма N 11).
Сроки, в течение которых организация обязана сохранять отчетность по налогам, установлены в пункте 170 Перечня. Так, годовые налоговые декларации необходимо хранить не менее десяти лет, квартальные — не менее пяти лет, месячные — не менее одного года. Если отсутствует годовая отчетность (например, по НДС), квартальные и месячные налоговые декларации нужно хранить не менее десяти лет. При работе с договорами возникает необходимость использования их копий различными структурными подразделениями организации.