Организация взаимодействия бухгалтерии с другими службами. Как разграничить ответственность, не испортив отношения?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация взаимодействия бухгалтерии с другими службами. Как разграничить ответственность, не испортив отношения?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
В этом случае более опытные сотрудники могут быть недовольны тем, что слабые коллеги тормозят выполнение работы.
Подобные меры позволяют улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой финансового управления, а соответственно, повышают эффективность всей учетной работы компании.
Как добиться, чтобы отделы работали как один механизм
Построение системы делегирования, контроля и взаимозаменяемости. Делегирование полномочий. Правила делегирования.
Главный бухгалтер несет ответственность за соблюдение методологических основ ведения бухгалтерского учета, обеспечивает контроль и своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, формирует оперативную информацию и бухгалтерскую отчетность для ее представления в установленные адреса и сроки.
На совещаниях топов есть тенденция замалчивать проблемымежфункционального характера. Например, один директор так описывал ситуацию: «Я спрашиваю менеджера, почему задача не выполнена, а он начинает лить воду, говорить о плохом межфункциональном взаимодействии и пр.
Одной из серьезных проблем является то, что сотрудники подразделений месяцами не предоставляют первичную документацию в бухгалтерию и не реагируют на неоднократные напоминания.
В современной бизнес-среде постоянно только одно – перемены. Иногда они ставят сотрудников перед непростым выбором: либо соблюсти действующий регламент, либо потерять клиента. Чтобы таких ситуаций было меньше, нужно регулярно обновлять регламенты и договоренности между отделами.
К примеру, два бухгалтера получают одинаковую зарплату, при этом один выполняет свою часть работы намного медленнее другого. И более расторопному часто приходится за него «впрягаться», чтобы работа в целом была выполнена в срок. И все это, что называется, за спасибо. И вот он молчит-молчит, терпит-терпит, а потом взрывается.
Изложение информации осуществляется официальным, сухим языком. В тексте документа рекомендуется использовать короткие простые предложения. Формулировать положения следует однозначно.
Часто конфликтная ситуация носит не столько объективный, сколько субъективный характер, то есть виновником подобной ситуации может быть конкретная конфликтная личность (см. таблицу).
Породить конфликт может и элементарная человеческая зависть. Для офисной войны может быть вполне достаточно того, что у вас более удачно сложилась личная жизнь или вы успешно продвигаетесь по службе. Коллега, остро чувствующая свою несостоятельность на вашем фоне, может пойти на самые изощренные приемы, чтобы доказать (в первую очередь себе!), что все-таки она лучше вас. В отличие от производственного конфликта, за решение которого отвечает топ-менеджмент организации, снять личностные противоречия сотрудники могу самостоятельно. Для этого в первую очередь необходима добрая воля обеих сторон. Следует понимать, что руководство компании и HR-менеджеры подключаются к разрешению спора, когда он уже начинает негативно сказываться на результате деятельности предприятия.
Мы с девочками завели в отделе такой обычай: если кто-то из нас не в духе, он выставляет на своем столе флажок с шутливой надписью: «Не подходи — убьет!».
Семь способов, которые создают эффективное взаимодействие между отделами
При этом контакт сотрудников должен обеспечивать реализацию поставленных задач в максимально короткий срок.
Одна из основных задач финансового директора — правильно организовать работу бухгалтерии. При этом важно сформировать оптимальную структуру, верно распределить обязанности между сотрудниками и выстроить эффективную систему взаимодействия с остальными отделами.
Пытаясь снять недоразумения, возникающие в процессе работы отделов, руководителю фирмы следует определить, какого рода трудности имеют место быть. Можно выделить два основных вида конфликтов: производственный и личностный.
Формулировать и прописывать четкие цели необходимо для всех отделов. Цели должны содержать количественные и временные параметры, они могут быть многофакторными. При формулировании целей для отделов важно отслеживать, взаимосвязаны ли они, нет ли между ними противоречий, согласуются ли они с целями всей компании, работают ли на нее.
Зачастую указания не всегда согласованы и могут быть противоречивыми. В этом случае подчиненный должен сам отбирать распоряжения и указания по степени их важности или браться за все подряд. Как правило, выполняются распоряжения тех, от кого можно ждать самых крупных неприятностей, а вовсе не те, которые наиболее актуальны.
Организация взаимодействия бухгалтерии с другими службами. Как разграничить ответственность, не испортив отношения.
Информационно-аналитический портал постсоветского пространства
Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы, противоречащие законодательству, вызывающие нарушение договорной и финансовой дисциплины. О них в письменном виде главный бухгалтер сообщает руководителю и, только получив в письменном виде распоряжение об их исполнении, принимает к учету.
Предложить вариант выхода из затруднительной ситуации либо поменяться ролями. Проанализируйте, как такой сотрудник отреагирует на ваши предложения, как будет вести себя в следующий раз.
В некоторых организациях в штате предусматривается должность менеджера по качеству. На практике выработаны определенные этапы подготовки документа.
С одной стороны, подобное ошибочное восприятие и непонимание сути вполне обоснованных требований нередко порождают конфликт интересов между бухгалтерией и остальными подразделениями компании.
Из Москвы трактором не управляют
С другой стороны, сотрудники бухгалтерии нередко сами плохо разбираются в тонкостях организации и управления бизнес-процессами, а также особенностях внутренней и внешней коммуникации сотрудников других подразделений и не учитывают их, предъявляя свои требования.
Для ускорения подготовки отчетности группа «Интегра» выстроила новую систему взаимоотношений с контрагентами. Главное нововведение — во всех договорах появился пункт об ускоренных сроках предоставления первичных документов. Бумаги от контрагентов холдинг стал получать не в конце второй декады месяца, следующего за отчетным, а в первые четыре рабочих дня.
А еще во многих коллективах водятся так называемые тролли — люди, которым нравится провоцировать конфликты в процессе обсуждения чего-либо. Они получают огромное удовольствие, сея раздор и сталкивая людей лбами. Причем «тролли» могут выглядеть и как «респектабельные особы», и как «милые девочки», и как руководители «с активной жизненной позицией».
Обычно, такая ситуация сопровождает путаницу в оргструктуре, но может быть вызвана и полным отсутствием системы информирования в компании. Например, сотрудники не знают, какие отделы есть в компании, кроме тех, с которыми они непосредственно контактируют в процессе работы. Или в компании не осуществляется информирование о внутренних событиях, мероприятиях, достижениях.
Разработку проекта системы внутреннего контроля прохождения документов можно поручить руководителю бухгалтерской службы. Готовый проект необходимо обсудить со всеми службами, которые представляют в бухгалтерию документы.
Приглашать руководителей среднего звена на стратегические сессии или практикумы межфункционального взаимодействия. Если поручить это HR-службе, подчиненные отнесутся к мероприятию как к обычному тренингу. Если же приглашение исходит от первого лица компании, отношение сразу меняется.
Несмотря на то что львиная доля проблем приходится на взаимоотношения бухгалтерии с отделом продаж (рекламы, сбыта), не остаются в стороне и остальные подразделения фирмы. Сложности могут возникнуть и при столкновении «теории с практикой»: финансового отдела и бухгалтерии.
Помимо этого, финансовый директор разрабатывает внутренний порядок взаимодействия сотрудников финансового блока. От него зависит, будет ли между финансовыми отделами царить равноправие или бухгалтерия примет на себя доминирующую роль. Первый вариант предполагает наличие нескольких центров ответственности и координацию работы бухгалтерии со стороны отдела налогового планирования.
Во многих компаниях, когда они достигают определенного размера, возникают конфликты интересов между бухгалтерией и отделом продаж (снабжения).
На первом этапе нужно определить предмет документа и ответственных лиц, т. е. кто составляет и какой регламент. Взаимодействие между отделами бухгалтерии, в частности, осуществляется по четкой схеме, закрепленной законодательством. В этой структурной единице всегда присутствует самый главный сотрудник, отвечающий за соблюдение требований в сфере отчетности. Отдел продаж возглавляет начальник, который назначается директором организации и подчиняется непосредственно директору организации.1.5. Сотрудники отдела продаж принимаются на работу и переводятся на должности отдела директором по представлению начальника отдела продаж.1.6.
Если поверку не проводить, то все измерения будут с определенными погрешностями. Соответственно, отпуск материалов по весу, инвентаризация остатков товарно-материальных ценностей методом перевеса не будут точными.
Внутренняя среда компании определяет этические ценности, принципы делегирования полномочий и наделения ответственностью, стандарты управления персоналом, включая важность компетенций, профессионального уровня и развития сотрудников. Организация совещаний с представителями всех вовлеченных сторон помогут обсудить существующие проблемы, причины их возникновения и возможные способы их решения.
Материальная ответственность работника – что это такое и когда она возникает
Для этого организуется общее собрание. Если документ регламентирует процесс, в котором сталкиваются интересы более двух отделов, то важно привлечь к обсуждению ключевых сотрудников. Лицо, ответственное за разработку, должен объяснить коллегам важность внедрения правил.
Здесь следует подчеркнуть, что стиль взаимодействия бухгалтерии с другими отделами и подразделениями предприятия должен быть жестким. При учете операций по работе с банками бухгалтерия отслеживает и работу казначейства. Функции последнего ограничиваются ведением переговоров с кредитными учреждениями о предоставлении заемных средств, пролонгации кредитов, снижениии процентных ставок».