Инструкция по ведению книги учета трудовых книжек

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по ведению книги учета трудовых книжек». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Конкретно здесь можно порекомендовать: перечеркнуть все записи, которые по дате должны были быть составлены после отсутствующей записи. А затем продолжив порядковую нумерацию поставить нужную запись и внести все последующие. Довольно сложно, но правильно. Но уж чего точно нельзя делать — оставлять всё как есть. Правила ведения журнала учёта не прощают подобных ошибок.

Если прежняя Инструкция регулировала все вопросы, включая правила ведения, учета, заполнения, хранения трудовых книжек, то новая Инструкция устанавливает лишь порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей к ним и дубликатов.
Иными словами, трудовая книжка отражает всю оплачиваемую трудовую деятельность работника и является основным документом о его трудовой деятельности.

Что делать, если в книге учёта допущена ошибка

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

В настоящее время на территории Республики Беларусь применяют трудовые книжки образца 1995 г. (нового образца), а также ранее установленных образцов, которые равнозначны и обмену на новые образцы не подлежат. При предъявлении трудовой книжки старого образца в нее вносятся записи, а трудовая книжка нового образца не заводится.

Если в последний рабочий день сотрудник не находится на рабочем месте, то ему отправляется письмо с уведомлением о необходимости забрать трудовую лично или дать согласие на отправку почтой. Копия этого письма вкладывается в книгу. Также в 12-13 графах указывается дата отправки трудовой по почте и номера соответствующих почтовых квитанций.

Здесь необходимо отметить, что в случае проверки работы службы персонала государственный инспектор труда в обязательном порядке наряду с другими документами потребует предоставить и приказ о назначении ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек. Причем чаще всего инспектор сначала задает вопрос о том, кто ведет трудовые книжки работников и при этом просит представить его лично.

Как правильно вести журнал учета движения трудовых книжек

В небольших организациях ответственность специальным приказом возлагается на любого работника – секретаря или бухгалтера.

Внесение изменений в трудовую книжку имеет право проводить не только работодателем, который произвел запись в трудовой книжке, но и работодатель по новому месту работы.

Записи делаются каждый раз, когда в организацию устраивается новый работник. Нужно быть предельно внимательным при оформлении книги учета трудовых книжек. Ведь ошибки при оформлении означают, что компании придется выплатить штраф.

Унифицированная форма книги учета принята и утверждена постановлением Министерства труда РФ «Об утверждении…» от 10.10.2003 № 69.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».

Если новый сотрудник приносит основной документ и приложение к нему, то регистрировать нужно только основной бланк. Информация о приложении журнал записи трудовых книжек не включает.
Когда журнал записи документов отсутствует – это плохо. Придется платить штрафы, если инспекторы по труду обнаружат нарушения. Наступают санкции по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

За счет использования книг учета движения трудовых книжек на предприятии обеспечивается контроль наличия, выдачи, оформления данной документации и установление факта трудоустройства работника в случае возникновения спорных вопросов.

В Правилах также говорится, что для организации и систематизации хранения и регистрации прибытия/убытия книжек требуется оформление специального журнала — книги учета движения трудовых книжек (п.40, 41).

В данную книгу записывают:

трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию;

книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании;

вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.

Документ о трудоустройстве – это бланк строй отчетности. Правительство обязало всех работодателей учитывать бланки. Постановление № 225 утверждено 16 апреля 2003 г. Для учета открывается специальный журнал.

В данную книгу записывают:

трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию;
книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании;
вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.

Важно! Правила предписывают, что вести нужно не только заполненные документы, но и бланки, которые будут выданы в дальнейшем.

Как заполнить журнал учета трудовых книжек и как его вести? Читайте в нашей стате, скачайте готовый образец документа.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Именно поэтому работникам кадровых служб важно обеспечить правильность и своевременность ведения этого документа.

Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.

После заполнения книга хранится у ответственного сотрудника до того момента, пока не будут возвращены все трудовые, информация о которых есть в книге. Далее она хранится в архиве до 75 лет.

Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые.

Для учета используется типовой бланк, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек. Вести записи в вольной форме не допускается.

В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.

Ведение трудовых книжек является прямой обязанностью, возложенной на работодателей положениями действующего законодательства, и одним из документов, используемых в данном процессе является книга учета движения трудовых книжек или соответствующий журнал.

В организации должна вестись только одна книга учета, используемая вплоть до полного заполнения её страниц.

Что такое книга учета движения трудовых книжек – законы и правовое регулирование

В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.

При этом нужно заполнить приходник и сдать деньги в бухгалтерию. Также незаконно отправлять работника за трудовой в киоск. Выдать трудовую должен работодатель.

Трудовой стаж таких лиц может подтверждаться справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда.

Другая ситуация — когда ошибку допускает не работник, а ответственное лицо, ведущее учёт. К примеру, при оформлении человека на работу отметка о принятии на хранение трудовой книжки не была сделана своевременно. В связи с чем, далее вся нумерация и даты учёта трудовых не соответствуют действительности.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Эти две даты редко совпадают, поскольку:

согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней;
согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.

Наименование подразделения, куда зачисляется владелец книжки. Нет подразделения – ставим прочерк, не оставляем ячейку пустой.

В журнал учета трудовых книжек вписывается информация о трудовых всех физических лиц, которые трудоустроены в организации. Вносит информацию в книгу ответственный сотрудник, который документально оформляет прием на работу и увольнение в организации. Это может быть специалист по кадрам, бухгалтер, делопроизводитель или любое другое лицо, назначенное соответствующим приказом руководителя.

Нумерация событий сквозная, в хронологическом порядке и не обновляется по окончании календарного года.

Если бывший работник сам забирает документы, он расписывается в журнале. Если же документ был направлен (по письменному заявлению работника) почтой или курьером, указывается именно этот факт. Рекомендуется в этом варианте указать в последнем столбце реквизиты уведомления о доставке и расписку о получении.

Бывают ситуации, когда служащему необходим оригинал трудовой книжки для предоставления в Пенсионный фонд для расчёта пособия. Здесь ответственный работник обязан выдать человеку его трудовой документ на руки, обязательно сделав соответствующую отметку в реестре учёта. Через 3 рабочих дня по завершении всех действий в ПФР сотрудник должен вернуть трудовую книжку учётчику.

Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.

С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы тесьмы, устанавливается пломба или сургучовая печать. Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки.

Как заполняется книга учета движения трудовых книжек?

Книгу учета движения трудовых книжек необходимо опломбировать. Сделать это можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки.

За ведение журнала старого образца грозит штраф. Его нужно закрыть, письменно пояснив причину закрытия, и завести новый. При этом старый документ недопустимо уничтожать, ведь он содержит важные сведения. Следует также учесть, что преждевременная утилизация ведомости будет большей ошибкой, нежели ведение ее не по форме.
Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.