Ведение архива в школе

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение архива в школе». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

В соответствии с внутренними правилами вашей организации проведите согласование, утверждение инструкции и введение ее в действие.

На основании п. 4.9., 4.18. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, а также на основании положения об ЭК, если оно разработано в соответствии с типовым положением.
Подскажите, пожалуйста! В соответствие с ФЗ-43 от 02.03.2016 срок хранения документов по л/с в частности, для коммерческой организации, на созданные документы с 2003 года, установлен — 50 лет. На кокой документ ссылаться при составлении номенклатуры дел на 2017 год? Изменения в ПТУАД до сих пор не внесены.

Делопроизводство и архив – нормативно-методические документы

В школе для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Общеобразовательное учреждение обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. Обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура (2019), нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле.

Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Если школа работает с документом несколько лет, дополняет и использует в работе, переносите его в архив, только когда он потеряет актуальность. Например, из дела с личными карточками работников убирайте личные карточки уволенных и переносите их в дело «Личные карточки работников, уволенных в 2018 году».

Приказ о назначении ответственного за архив

График предоставления отпусков на следующий год утверждается директором школы не позднее 15 декабря текущего года.

В результате проверки указано нарушение в ведении «ключевого хозяйства». Про учёт ключей в архиве ничего не указано в Правилах 526 от 2015, но в Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов А Ф 19 от 2007 года такие сведения есть. Как быть?

Электронный архив записывается на 2 (два) флэш-носителя: один хранится в сейфе в кабинете директора, второй в сейфе руководителя службы информатизации образовательного процесса.

Дело «Приказы по личному составу о приеме, переводе и увольнении в 2017 году» нужно хранить с 1 января 2018 года по 31 декабря 2067 года.

По теме: методические разработки, презентации и конспекты

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица общеобразовательного учреждения несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Формируется опись дел временного хранения свыше 10 лет (Приложение № 2) и помещается в сейф вместе с флэш-носителями (для копий классных журналов с текущими отметками и тематическим поурочным планированием).

Архивация и печать электронного журнала осуществляется с учетом пунктов, изложенных в приказе Департамента образования г. Москвы № 810 от 27.11.2013, федеральном законе “Об архивном деле в Российской Федерации” N 125-ФЗ от 22.10.2004.

Документы временного (до 10 лет) хранения хранятся и уничтожаются в установленном порядке и в государственный архив на хранение не принимаются.

Дело «Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний за 2002 год» нужно хранить с 1 января 2003 года по 31 декабря 2077 года. Уничтожить его можно будет только в 2078-м.

Записи в ведомости рекомендуется производить с таким расчетом, чтобы по каждому виду материалов без дополнительной разработки данной ведомости можно было получить итог за месяц. Ведомость утверждается заведующим дошкольным учреждением и служит основанием для списания материалов в расход.

Многие завучи ссылаются на то, что распечатанные журналы понадобятся при проведении проверок или аккредитации. Хотя единственный документ который должен храниться достаточно долгий срок (в течении 25 лет) и который может действительно потребоваться, к примеру при восстановлении личного дела учащегося, это итоговая ведомость.

Ведомость оперативного (количественного) учета движений малоценных и быстроизнашивающихся предметов (Ф.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения школы-интерната, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Порядок выдачи документов из архива

Требования к системе приема и к документам, предназначенным для сдачи в архив, следующие.

Прием документов осуществляется только по актам.
Вести учет поступивших документов желательно в электронном виде.
Каждое дело вносится в акт как самостоятельная единица хранения.
При приеме дел проводится экспертиза ценности документов.

Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Осуществление контроля формирования и оформления дел в делопроизводстве образовательного учреждения. 3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции: 3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений школы. 3.2.2.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Персональная ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность документов и дел в школе возложена на секретаря.

Архивное делопроизводство и номенклатура

Экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов в Архивный отдел Администрации. Она назначается приказом директора школы, возглавляется заместителем директора по научно-методической работе, секретарём является ответственный за ведение архива.

По опыту работы в компаниях со смешанным видом деятельности использовала два перечня (558 и 1182). А как здесь?

В своей работе ведомственный архив МБОУ ДОД «ДЮСШ» руководствуется законодательством Российской Федерации, Основами законодательства РФ «Об архивном фонде РФ и архивах», Основными правилами работы ведомственных архивов, приказами, указаниями, инструкциями Федеральной архивной службы (ЕГСДОУ, ГОСТы и т.п.), нормативно-методическими документами вышестоящих организаций, настоящим Положением.

Обязанности и ответственность заведующего архивом определяются должностной инструкцией, утвержденной в установленном порядке.

Инвентаризация документов поможет выявить

Указанная книга хранится в дошкольном учреждении, и по окончании записи в ней остатки материальных ценностей переносятся в новую книгу.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Все приложения тоже созданы в формате .docx. Когда понадобится какое-то из них, достаточно будет открыть файл и заполнить поля.

Особенности формирования приказа, общие моменты

По мере выбытия указанных малоценных и быстроизнашивающихся предметов остатки их переносятся в новую ведомость с учетом поступивших вновь.

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

Сроки хранения считайте в полных календарных годах. Чтобы уничтожить документ, проверьте, истекли ли полные годы, которые закон установил для его хранения. Например, график отпусков хранится год (п. 693 Перечня). В 2018 году уничтожайте графики отпусков за 2016 год и более ранние периоды.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

Архивное дело с нуля. Этапы создания архива в организации

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

Документы общеобразовательного учреждения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

С каждой новой записью в трудовой книжке работник должен быть ознакомлен под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесённая в трудовую книжку.

Правила ведения архивного делопроизводства

Вопросы, которые будут на вебинаре:

На что обратить внимание при создании архива
Какие нюансы в Приказе о создании архива в организации
Какова процедура передачи дел из структурных подразделений в архив
Как учесть документы, поступившие в архив, и создать номенклатуру дел
Как создать правила выдачи документов, хранящихся в архиве

При выборе из списка наименования архива и/или названия раздела после нажатия кнопки «Применить» в Перечне отобразятся документы проекта выбранного архива и/или по заданной теме.
Журнал регистрации боя посуды (ф. N 325) ведется для списания разбитой посуды. Записи в журнал производятся соответствующими должностными лицами. Постоянно действующая группа народного контроля следит за правильным ведением журнала и ежеквартально составляет акт на списание разбитой посуды, который утверждается руководителем учреждения.