Журнал приказов по личному составу образец заполнения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал приказов по личному составу образец заполнения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Кто именно будет вести журнал, будет зависеть от того, какие масштабы фирмы и какова ее организационная структура.

Как оформить и вести журнал регистрации приказов по личному составу?

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

о приеме сотрудника на работу;
увольнении сотрудника;
переводе сотрудника на другую должность;
совмещении сотрудника;
совместительстве сотрудника;
заработной плате;
командировке;
отпуске, декрете;
награждении;
изменении Ф. И. О. работника.

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать.

Какие бывают приказы по личному составу и как они документируют трудовые отношения между сотрудником и работодателем? Как оформлять и хранить такие виды приказов в 2018 году? Ответы на эти вопросы — в статье.

Часть приказов составляется по унифицированной форме (например, приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1 для одного и Т-1а для нескольких работников). Если унифицированной формы не предусмотрено, то он оформляется в произвольном виде.

В приказах по личному составу выделяют две подгруппы: приказы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, о длительных зарубежных командировках и премировании работников, имеющие срок хранения 75 лет; приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках — 3 года.

На что обратить внимание при оформлении

Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Прошивают журнал нитями, и на фронтальных сторонах их завязывают в узел. На нити приклеивают листок с данными о дате окончания документа, номере приказа об его окончании.

В одном из журналов будут содержаться сведения обо всех изданных по личному составу приказах, хранить которые следует не дольше 5 лет.

Документооборот организаций обязан быть систематизирован для упрощения не только ведения текущей документации, но и поиска бумаг за прошедшие года. Приказы на предприятиях играют основную законодательную роль. Именно они вводят в действия или отменяют принятые ранее решения руководителя. Все финансовые операции совершаются только на основании изданного и подписанного руководителем приказа.

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Неважно, каким образом происходит регистрация приказов в организации (в электронном или бумажном виде), необходимо придерживаться общих правил оформления журналов. В последующем это поможет избежать лишних вопросов при проверках, быстро найти нужные записи или документы.

Согласно п. 5 ст. 10 закона № 402-ФЗ формат журнала утверждается директором предприятия по представлению ответственного за составление/хранение кадровой документации лица (обычно это начальник отдела кадров либо специалист по управлению персоналом).

Организации, а особенно коммерческие фирмы, могут использовать любой бланк журнала регистрации приказов, но порядок ведения книги должен быть закреплен в отдельных локальных нормативных актах. Он определяется непосредственно генеральным директором фирмы или иным уполномоченным лицом.

Приказы с разными сроками хранения должны регистрироваться в разных учетных формах и иметь различные регистрационные индексы (номера). Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распространение получила буквенно-цифровая индексация.

Также в ФЗ №125 «Об архивном деле» установлен порядок ведения документооборота на предприятиях относящихся к разным формам собственности.

Согласно п. 1 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ информация, содержащаяся в документах первичного учета, должна быть своевременно зарегистрирована и внесена в регистр бухгалтерского учета.

В соответствии с номами закона, а именно п. 695 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного Приказом Минкультуры РФ № 558, журнал регистрации приказов по личному составу является одним из обязательных документов, который следует вести в процессе кадрового делопроизводства.

Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации.

Скачать бланк журнала регистрации приказов

Понятие «приказ» законодательством не определено. На практике под приказом понимают распорядительный документ, который издается руководителем предприятия, организации, учреждения в рамках его компетенции. Вместе с тем законодательством не установлено, какие виды приказов должны вести коммерческие предприятия.
Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

Все документы по личному кадровому составу, их перемещению, увольнению, уходу в отпуск, отправлению в командировки, хранятся 75 лет. Это же правило распространяется и на книги учета соответствующих распоряжений.

Проверяющих бизнес в нашей стране много. Поэтому журнал регистрации станет способом эффективного доступа к документам в сфере труда.

Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу в 2019 году

Таким образом, правильная организация управления в организации, по нашему мнению, предполагает наличие журнала приказов работодателя.

Отдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров.

В некоторых случаях отдельной строки «Примечания» нет в документе. Если запись внесена неверно, делают отметку, как и в трудовых книжках работников. Например: «Запись под № недействительна». При этом ниже указывают верную запись, ставят роспись. Если в организации применяют печати, то исправления заверяются и ими.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Правила ведения журнала регистрации приказов

В частности, разрабатываются формы справок, уведомлений, журналов и иных бланков, форма которых не утверждена на законодательном уровне, но ведение которых является обязательной нормой, оговоренной в федеральном законодательстве.

Журнал необходим при решении трудовых споров, анализе движения рабочей силы. Но основной его функцией является урегулирование действий согласно трудовому законодательству на предприятии.

Такой журнал – важный юридический документ. А значит, стоит его оформлять правильно. Каждая запись должна быть полной.

Предлагаем ознакомиться с видео-уроком по созданию и оформлению журнала в программе 1С. С его помощью вы сможете создать собственный журнал, при этом самостоятельно определив количество необходимых колонок для заполнения. Информация дается в простом и доступном виде.

То есть независимо от того, является ли организация коммерческим предприятием либо государственной структурой, исполнять выше оговоренные законодательные нормы они обязаны, то есть журнал регистрации приказов о приеме, или как его называют — по личному составу, должен вестись в обязательном порядке.

Один из обязательных кадровых документов, используемых для фиксации документооборота – журнал регистрации приказов по личному составу. Он нужен для оформления отчетности, связанной с движением кадров – принятии на работу, увольнении или переводе. За заполнение журнала отвечает специально назначенный сотрудник.

Необходимость ведения журнала должна возлагаться на конкретного сотрудника предприятия, который будет отвечать за его своевременное и правильное заполнение. Обычно эта обязанность возлагается на сотрудника отдела кадров. Ведь именно эта служба занимается подготовкой приказов по приему сотрудников. Ответственность за книгу учета прописывается в должностной инструкции работника отдела.

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Журнал учета приказов по личному составу

Законодательно форма журнала не утверждена. Именно поэтому, руководители организации сами выбирают, как им будет удобнее вести данные записи.

Зачастую для этого используются специальные бумажные журналы, которые состоят из титульной страницы, страницы с информацией о журнале и, непосредственно, полями для записи информации. Реже используются компьютерные программы, к примеру, 1С. Связано это с тем, что электронную документацию легче исправить, нежели бумажную.

Несмотря на то, что единой формы оформления не существует, к документу выдвигается ряд требований.

Обложка журнала должна быть твердой или полутвердой. Желательно – ламинированной. На ней указывается индекс организации, ее название.

Рассмотрим основные столбцы и приведем примеры для заполнения каждого из них.

Номер издаваемого документа. Например: 304
Дата документа. Например: 20.07.2016.
Номер приказа. Например: 489-ЛС.
Информация о документе, приказе о приеме или переводе, увольнении, отпуске. Например: принятие на работу, перевод на старшего продавца.
Данные о сотруднике. Например: Иванов И.И. При наличии в организации двух сотрудников с одинаковой фамилией и инициалами имя и отчество пишется полностью.
Закон или документ, на основании которого был вынесен приказ. Например: заявление работника от 15.07.2016.
Подпись сотрудника, которого касается приказ. Ставится после ознакомления сотрудника с приказом.
Данные о том, кто составил документ и внес данные в журнал. Например: Свиродов П.Р.
Подпись сотрудника отдела кадров, которая подтверждает правильность заполнения.
Дополнительные сведения. Например: Изменение графика работы.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

Журнал регистрации приказов по личному составу – образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Для чего ведется журнал приказов по личному составу?

Разрабатывая форму бланка целесообразно оставить одну графу для примечаний. В ней можно указывать необходимые дополнительные данные.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Это автоматически исключает возможность подделок оговоренных документов либо фальсификации некоторых данных, которые служат основанием не только для выплаты заработной платы, но и впоследствии используются для подтверждения страхового стажа при начислении пенсии.