Как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Главное назначение сургучной печати — подтвердить не то, что она проставлена конкретной организацией (или конкретным лицом), а то, что целостность документа (книги, журнала, письма и т.п.) не нарушена.
Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.
Как правильно пломбировать книгу учета трудовых книжек?
Для опечатывания необходим оттиск, который достаточно сложен в изготовлении и требует определённых затрат и сургуч.
Поэтому вначале попробуйте потренироваться на пустом листе. К тому же, сургучная печать может рассыпаться до завершения пользования журналом, что приведёт его в ненадлежащий вид.
Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пломбу изготовить просто. Выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки. Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики.
Порядок подшивки, скрепления печатью и опломбированияжурналов содержится в Правилах, а ответственным за организацию их учета является работодатель (п. В соответствии с этим, на книгу устанавливаются другие защитные механизмы, которые обязан сформировать работодатель. В соответствии с пунктом 41, части 4 Правил: Книга должна быть подписана лично руководителем предприятия.
Как правильно оформить лист для закрепления ниток
Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки.
Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе.
Ошибка № 18: форма расчетного листка не утверждена. Во время проверки инспектор спросит, выдаете ли вы работникам расчетные листки (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Закон не требует выдавать листки под роспись. Поэтому подготовьте письменные пояснения, что листки вы выдаете работникам на руки. Инспекторы принимают такие ответы. Также инспектор попросит приказ об утверждении формы расчетного листка (ч.
При оформлении Книги учёта трудовых книжек важно знать, что её можно не только купить, но и оформить самостоятельно по соответствующей форме, утверждённой приложением №3 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 №69.
Для этого нужно взять этот инструмент, напоминающий щипцы, зажать в нём одновременно концы двух нитей и приложенный к комплекту материал, закрепить пломбу. Это устройство элементарно в применении.
На титульной странице книги учета трудовых книжек необходимо написать наименование предприятия, которое соответствует названию фирмы. Также наименование предприятия прописано в уставе организации или в любом другом учредительном документе.
Она пользуется преимуществом при выборе средства для прошивки журнала (и в аналогичных случаях).Далее осуществляется процедура прошивки с одновременным опломбированием книги учёта.
В журнале указывается информация о дате поступления трудовой в организацию и любые изменения, внесенные в трудовой документ. Но эти данные не могут быть доступны посторонним лицам, которые могут умышленно внести незаконные правки или полностью удалить информацию.
Скрепление пломбой (опломбирование)
В Правилах нет описания, какая именно должна быть пломба в учетных книгах, и из какого материала она должна быть изготовлена. Однако метод опломбировки учетных книг полоской бумаги является в корне неверным.
Журнал необходим для того, чтобы в нем проходили регистрацию трудовые книжки и вкладыши всех работников, фиксировалось время и факт поступления или выдачи документа в руки владельцу. К примеру, на момент увольнения сотрудник получает книжку с соответствующими записями, и этот факт неукоснительно отражается в журнале учета и подтверждается визой работодателя и подписью работника.
Прошивают страницы обычной грубой нитью, никаких нормативных требований на этот счёт не предусмотрено. Однако некоторые кадровые работники, особенно молодые, могут столкнуться с дилеммой по поводу выбора материала. Банковский шпагат или тонкую ленту использовать можно, хотя в таком случае прошивка будет грубовата на ощупь, что несколько затруднит пользование журналом.
Руководитель должен приказом назначить в своей организации лицо, уполномоченное вести выше обозначенный документ и несущее за него ответственность. В основном, это сотрудник кадровой службы, сам руководитель, либо бухгалтерия (на предприятии с малым штатом).
Такие выводы озвучены в апелляционных определениях Московского городского суда от 20.06.2012 № 11-10960/2012, ВС Республики Татарстан от 24.09.2012 по делу № 33-9875/2012. Поэтому если вы указали дни выплаты заработной платы только в одном из документов, обратите внимание инспектора на судебную практику по этому вопросу. Если инспектор все же оштрафует вас, идите в суд. Победа у вас в кармане!
По мнению большинства кадровиков, и с этим нельзя не согласиться, вполне бы хватило просто поставить оттиск печати, но что поделать — с постановлением Правительства РФ не поспоришь!
Если в организации нет сургучной печати, то книги учета трудовых книжек можно опломбировать. Использовать мастичную печать нельзя.
Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»). То есть мастичная печать не может обеспечить «скрепление» прошитой книги учета.
Сургучные опломбировки — это трудоемкая и более затратная процедура, чем приобретение современной пломбы с индикатором. Стоимость последней около 10 рублей, а сургуч кроме почтовых отделений даже не представляю, где и приобретать.
Для прошивки отмеряется необходимая длина шнура, нити, шпагата. В дырки протягивается нить в несколько этапов, чтобы получилась плотная стяжка обложки и листов. Важно, чтобы концы нити оказались сзади журнала и были заведены внутрь за обложку, где завязывается крепкий узел и остаются кончики, которые нужно опечатать.
Все записи, вносимые в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, являются предельно важными.
Прошивают страницы обычной грубой нитью, никаких нормативных требований на этот счёт не предусмотрено.
Общее правило для оформления: журналы и книги должны быть распечатаны (можно применять готовую типографскую форму), пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью организации (индивидуального предпринимателя).
Самые частые сомнения при оформлении журнала учета трудовых книжек самостоятельно возникают у работодателей по поводу того, можно ли заменить сургучную печать или пломбу бумажной этикеткой с печатью предприятия. Несмотря на то что в постановлении № 225 упоминаний о бумажных наклейках нет, такой способ опломбирования до сих пор используют некоторые организации.
После того, как отверстия в книге готовы, нужно приступить к самому процессу прошивки книги учета. Принято использовать толстую капроновую нить или же шнурок, но допустимо использовать и обычные нитки, которые складываются несколько раз для увеличения толщины.
Как правильно прошить и заполнить книгу учета трудовых книжек
Так как ведение данного документа прописано в официальном Постановлении Правительства, то его отсутствие является нарушением российского трудового законодательства.
Ведь для некоторых документов это является обязательным требованием, невыполнение которого может привести к печальным последствиям. Но обо всем по порядку.
Крупные предприятия и банковские учреждения отличаются большими объемами документации, которая имеет определенный срок хранения. Для этого ее нужно архивировать и сдавать под отчет ответственному лицу.
Судебная практика. Суд, рассматривая дело по обжалованию актов ГИТ, в которых установлены нарушения, допущенные работодателем, подтвердил их законность. Так, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не скреплена сургучной печатью или пломбой, что является нарушением требований ст. 66 ТК РФ и абз. 2 п. 41 Правил.
Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?
Журналы учета можно приобрести в типографии или специализированных магазинах, а также при необходимости скачать с сайта.
При попытке вскрытия проявляется необратимая индикаторная надпись «OPENED! ВСКРЫТО! СИЛтэк SILtech».
В соответствии с этим, на книгу устанавливаются другие защитные механизмы, которые обязан сформировать работодатель. В соответствии с пунктом 41, части 4 Правил: Книга должна быть подписана лично руководителем предприятия. Все имеющиеся в ней листы должны быть пронумерованы вручную кадровиком, уполномоченным лицом или работодателем. Обычно такие пломбы имеют индивидуальный неповторяющийся номер, помимо этого на них, по желанию заказчика, могут быть нанесены логотип компании, графа для проставления даты опломбирования и подписи лица, его осуществившего. О вскрытии такой пломбы будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на пломбе при попытке ее отклеить.
К первой категории (требование обязательно) относятся прежде всего книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — книги учета).
А ведь невыполнение даже одного из перечисленных требований приводит к нарушению трудового законодательства и к привлечению работодателя и руководителя к административной ответственности, что подтверждает судебная практика.
Диапазон изготовления пломб по ГОСТу сегодня может быть самым широким, с разнообразием форм, цветовой гаммы. Подобрать достойный вариант можно исходя из дополнительных критериев, которые опираются на предпочтение конкретной организации.
Можно использовать обычные нитки, например № 10. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. В некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным. Безупречно подходящим для прошивки материалом является суровая или прошивная нить ЛШ-210.
Штрафы за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек
Важно Ведь если на определённом этапе обнаружится недостаток страниц или иной сбой в нумерации – у работодателя будут проблемы, как минимум – в виде штрафов. Поэтому, если вы или работодатель при проверке бланка перед подписью, обнаружили ошибку в нумерации, бланк придётся заменить.
Пломбировочные устройства могут изготавливаться из металла или пластика, снабжаться элементами электронной памяти и обладать разной силовой нагрузкой в зависимости от объекта, подлежащего опломбированию.
Грозит ли наказание руководителю, в организации которого отсутствует книга учета либо на ней нет печати, пломбы?
- За нарушение требований к ведению документации должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 1000 до 5000 рублей, юридическое лицо – от 5000 до 50000 рублей (согласно статье 5.27 КоАП).
- Руководителю грозит дисквалификация сроком до трех лет в случае выявления повторного нарушения ведения делопроизводства.