Документооборот секретаря референта как ведетсч
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документооборот секретаря референта как ведетсч». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Качественно исполнять указанные функции сможет только настоящий профессионал, которого не так-то легко и найти на рынке соискателей – способными к выполнению таких задач секретарями руководители очень дорожат, а сами специалисты работают с начальниками на протяжении даже десятков лет.
Также секретарь-референт занимается планированием рабочего дня начальника, заказывает ему билеты и бронирует гостиницы, а в некоторых компаниях еще и ведет переписку с клиентами на английском языке.
Должностная инструкция секретаря референта предприятия
Влияют на работоспособность и запахи. Исследования показали, что запах лимона в большинстве случаев понижает производительность труда, а запах розы – повышает. Запах любимых духов, по оценкам психологов, также хорошо тонизирует и вызывает положительные эмоции.
Монитор устанавливают на одном уровне глаз секретаря, на расстоянии не менее 40 см. Можно снабдить свой монитор дополнительным приспособлением – держателем для документов “Curtis Clip” или “Сopy Holder”. С его помощью можно закрепить документ на одном уровне с монитором. Если в компании принято организовывать деловые встречи, переговоры (в т. ч. в виде различных деловых обедов), либо устраивать кофе-брейки, обязанности по их проведению обычно также возлагаются на секретаря.
Общие правила регистрации документов
В распорядительных документах и решениях коллегиальных органах срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.
Понравился образец должностной инструкции специалиста? Скачайте бесплатно готовый пример должностных обязанностей сотрудника или сохраните в соц. сетях и расскажите друзьям — это лучшая благодарность нам! Поставьте свою оценку этому образцу должностной инструкции специалиста, проголосуйте за документ — это анонимно и всем сразу видно.
Наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, т. е. при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте, Централизация учета документов создает условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций.
Квалификационные требования: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
Организация работы с документами секретаря-референта
С исчерпывающей полнотой должны быть определены обязанности секретаря по каждой из выполняемых им функций (делопроизводство, машинопись, связь, прием посетителей, обслуживание руководителя и т.д.).
Рациональной работе по регистрации документов способствует применение единых способов ведения учетных форм фиксации учетных данных и индексации документов.
Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри учреждения осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства – пневмопочту, транспортеры.
Наличие должностной инструкции — важнейшая предпосылка рациональной организации секретарской деятельности. Рассмотрим особенности должностной инструкции секретаря-референта (см. прилож. 1.4).
Специалисты, работа, которых будет включать в себя кадровый учет, должны иметь определенный уровень знаний, позволяющий им надлежащим образом исполнять свои обязанности, например иметь высшее юридическое образование.
Должностная инструкция секретаря-референта содержит в себе ряд общих положений, обязанности на занимаемой должности, права и ответственность работника.
Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.
Сотрудник обладает следующими правами:
- 1. Получение данных, даже секретных, для того, чтобы решать поставленные организацией задачи.
- 2. Предоставление предложений и советов по плану улучшения эффективности и производительности организации и своей трудовой деятельности в частности.
- 3. Получение необходимых ресурсов для трудовой деятельности от специальных служб, занимающихся данными вопросами, а также предоставлять объяснения по каким причинам были не выполнены вовремя все поручения и задачи организации.
- 4. Требование соответствующих пригодных условия для труда и охраны важной документации.
- 5. Принятие волевых решений, не превышающих должностные полномочия секретаря-референта.
Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.
Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Особенности профессии секретаря и требования к работнику
Если техническими средствами секретаря пользуются другие сотрудники (что не рекомендуется), то их размещают таким образом, чтобы они были удобны для подхода и кратковременного использования ими и находились бы под контролем секретаря.
Организуя прием работников других учреждений, секретарь- референт обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно или по телефону) встреча данного лица с руководителем. Если встреча согласована, то секретарь информирует руководителя о прибытии данного лица, при необходимости напоминает ему об этом и в дальнейшем поступает в соответствии с его указаниями.
Распоряжения (указания, поручения) секретаря по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора обязательны для исполнения всеми работниками офиса.
К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности учреждения в целом, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию. Остальные документы должны передаваться непосредственно исполнителям-специалистам.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Составляется образец должностной инструкции секретаря-референта кадровиком и начальником предприятия, в некоторых случаях задействуется помощь руководителей подразделений. Документ регламентируется статьями Трудового кодекса и положениями из реестра Профессиональных стандартов РФ.
Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации.
В разделе «Функции и задачи секретаря-референта» необходимо в общем плане изложить главные направления деятельности секретаря-референта.
Работа секретаря-референта — личного помощника руководителя
В разработке номенклатуры дел кроме отдела делопроизводства принимают участие все структурные подразделения организации. Точнее сказать, сначала структурные подразделения организации разрабатывают номенклатуры дел подразделений, затем отдел делопроизводства формирует так называемую сводную номенклатуру дел, т.е. номенклатуру дел организации.
Помимо вышеперечисленного на секретаря могут возлагаться обязанности по снабжению аппарата управления или непосредственного руководителя расходными материалами. К этой категории можно отнести организацию поставок питьевой воды, обеспечение канцелярскими принадлежностями, контроль за исправностью офисной техники, своевременную организацию ее замены и т. п.
Основная цель секретаря в данном случае – максимальное сокращение затрат рабочего времени руководителя на проведение оперативок и совещаний, а также способствование реализации принятых на нем решений.
У каждого ответственного руководителя на предприятии должен быть секретарь, который будет оказывать помощь в улучшении работоспособности коллектива и предприятия в целом.
Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.
Секретарь назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.
Порядок обработки отправляемых документов. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
Вместе с тем многие руководители недооценивают той помощи, которую им могут предоставить их секретари, сводя ее к выполнению элементарных обслуживающих функций.
Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во- вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц.
Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).
Почему выбирают профессию секретаря-референта?
Стандарты и унифицированные формы управленческой документации (в части, относящейся к организационно-информационному обеспечению деятельности директора).
Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям. Договор должностной инструкции секретаря-референта не относится к списку обязательных производственных бумаг, однако многие работодатели занимаются его составлением. Во-первых, документ – незаменимый помощник в подборе персонала. Он помогает в разы сузить круг поиска, и при первом собеседовании отсеять ненужных кандидатов.