Как прошло совещание
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как прошло совещание». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Ограничение числа участников совещаний — мера, к которой часто прибегают как иностранные, так и российские компании.
Воспользуйтесь опытом виртуозных исполнителей этой задачи – и вы проведете идеально бессмысленное совещание!
Как правильно принять участие в совещании или в совещание
Наверняка, важен формат компании. По-моему мнению, нет ничего утопичнее чем компания, работающая в одном крыле на этаже офисного центра, где члены команды обсуждают такие моменты как «прогресс проекта» через почту или (что ещё хуже) через соцсети.
Моя статья была больше о совещаниях, на которых люди решают какую-то проблему. А вы, как я понял, больше говорите о регулярных собраниях для поддержания мотивации.
Серость какая-то. Это не жилой дом, а заведение какое-то для МВД. Хотя бы белые дома должны быть. Какая трудность в этом? Они здесь? Почему мы вас привлекли, вы хорошие дома строите, я могу поблагодарить, но почему ваши фасады хуже, чем все построенные дома?» — сказал Назарбаев.
Даже если участники совещания имеют в организации разный статус, покажите, что вы цените мнение каждого. Спросите мнение тех, кто не высказывался. Наверняка многим близка тема неинформативных совещаний. О них в начале 20 века написал стихотворение Владимир Маяковский. Но «Прозаседавшиеся» есть и в наши дни. О том, как сделать совещания внутри компании максимально полезными, читайте ниже.
Организация рабочего совещания – дело тонкое
Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов.
Обозначать статусы и роли участвующих, таких как председатель совещания, эксперты, порядок принятия решения, нет необходимости. Все определится само собой.
Запомните, на любое совещание нужно отводить минимально возможное для него время. Не стоит брать про запас еще пару часов, потому как в любом случае вы затяните процесс до самого конца, чем невыносимо утомите всех собравшихся.
Не понятно, кто главный на совещании, кто решает, кому нужно выступать, а кому нет, когда стоит заканчивать дебаты, кто подводит итоги и фиксирует план действий.
Безусловно, зависит от наличия или отсутствия времени у участников. Это, в свою очередь, зависит от менталитета, от управленческого уровня и от размера компании. Чем выше уровень участников и размер компании, тем меньше времени они могут потратить на беседы. Время — в принципе ресурс невозобновляемый, и его всегда хочется тратить по минимуму.
Обязательным условием, обеспечивающим эффективность совещания, является жесткий тайминг. Начать стоит с установки времени начала и окончания совещания. Не ждите опаздывающих — так вы не нарушите установленные вами же правила жесткого тайминга с самого начала и приучите коллег не опаздывать. Важно установить дедлайн по времени и честно его соблюдать.
Опытный руководитель знает, что совещания создают организацию. С их помощью легче поддерживать связи внутри компании, проводить в жизнь принятые руководством решения, рушить барьеры между отделами и т.д.
Исключение — встреча с владельцами компании. Если они приехали в офис, чтобы лично поговорить с коллективом, — это важно.
Сергей начинал «закипать». «Трачу время впустую, а у меня уйма дел. Опять придется задерживаться после работы», — думал он, сидя на очередном совещании. Совещании, по большому счету, ни о чем. Прошло уже полтора часа, но никто из присутствующих толком не помнил цели собрания.
Контролируется реализация целей. Это мешает всем сотрудникам организации НЕ развиваться. Важен ежемесячный прогресс.
На самом деле, совещания — это чудесный, незаменимый формат работы, и каждому руководителю необходимо уметь проводить такие встречи эффективно, а не просто собирать вместе множество занятых людей, отвлекая их от работы.
Контролируется реализация целей. Это мешает всем сотрудникам организации НЕ развиваться. Важен ежемесячный прогресс.
Совещания также выступают помощниками в процессе внедрения изменений в организации. Благодаря качественным совещаниям все изменения пройдут максимально экологично и безболезненно для всех сотрудников.
И все же очень часто мы воспринимаем совещания как поглотители времени – скучное, утомительное, порой бессмысленное занятие. В некоторых компаниях совещания длятся часами и ничего хорошего после них не происходит.
Управление совещаниями с максимальной отдачей
If you find a mistake in the post please select it and press Ctrl+Enter to send a report to the author.
Вы надеетесь получить информацию, принять решение или ищите новые идеи? Для всего требуется подготовка.
Если для сотрудников каждая оперативка — словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.
Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Утверждение планов и постановка целей на сегодняшний день. Кроме того, предоставляются рабочий журнал со списком звонков и отчет по плану продаж за предыдущий день. Плюс менеджеры отчитываются о достижении целей, которые ставили себе вчера, – отвечают на вопросы, какие именно были цели, что реализовано, а что не получилось, какая нужна помощь.
Совещания второго и третьего типа мы давно перенесли в «Мегаплан». Нет смысла собирать коллектив, чтобы рассказать о новом правиле в компании. Проще создать обсуждение. Работники прочитают его в свободное время.
Вспомните себя за пару часов до экзамена. Кажется, ещё можно что-то подучить, прочитать. Вы открываете книгу, но мозг не воспринимает информацию.
За день работник успевает выполнить мелкие задачи, а до глобальных, требующих концентрации внимания в течение нескольких часов подряд руки не доходят. Результат — подчинённые задерживаются в офисе, когда все уходят и можно спокойно поработать.
Авторы подсчитали, что сотрудники компаний в среднем посещают 207 совещаний в год, 67% из которых являются непродуктивными, поскольку участники не достигают поставленных перед началом совещаний целей.
Никогда не выделяете после высказывания основные мысли участников, если вы не согласны с тем или иным мнением.
Разочарование в эффективности совещаний побуждает руководство многих компаний директивно ограничивать встречи и по времени, и по числу участников.
Утренние планерки необходимы в отделе продаж: менеджеры, как правило, сложно разгоняются и долго включаются в работу. Первые полтора-два часа рабочего времени уходят на утренние разговоры, перекуры, чай и кофе, проверку электронной почты. А два часа при восьмичасовом рабочем дне – это три месяца в год, в которые сотрудники не работают, но получают за них деньги.
Безусловно, если речь идет о действительно важном вопросе (запуск нового продукта, переход на другую технологию и др.), то без совещания не обойтись.
Хорошо еще, что переговорная комната была свободна, бывало, что собирался весь руководящий состав, а в переговорке идет собеседование — и совещание приходилось переносить на другое время. Менеджеры хотят общаться, транслировать информацию, взаимодействовать со своими коллегами, делиться мыслями, мнениями, и об этом говорит статистика.
Если полвека назад директора компаний тратили на совещания не более десяти часов в неделю, то сейчас — 23 часа. В США ежегодно проводится более 3 млрд совещаний, причем сами руководители оценивают 34% из них как пустую трату времени.
Переизбыток совещаний — результат неэффективного планирования компаниями своей работы и бюрократизированности управления. Не в последнюю очередь они проводятся потому, что позволяют руководителям почувствовать свою важность.
Для этого есть другой формат совещаний: один на один. У нас такие проводятся раз в две недели, 15 минут с каждым членом команды. Главное что в такой обстановке и похвалить можно сильнее (не опасаясь, что кто-то воспримет такую похвалу в штыки) и проблемы обсудить. Например, один мой коллега попросил пересадить его, потому что сосед громко чавкает когда ест печеньки.
Оптимальное время совещания — от 30 минут до часа. Если общаться меньше — вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа — сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора.
Говорят, совещания позволяют понять, без какого количества людей компания может работать. Но, как в каждой шутке, здесь только доля шутки, ибо совещания – лакмусовая бумажка, проявляющая настоящее положение дел в компании. Известный американский экономист Джон Кеннет Гэлбрейт говорил: «Совещания совершенно незаменимы, если вы ничего не хотите делать».
Время на планерку должно быть жестко регламентировано – 10–20 минут, не более. Этого достаточно, чтобы «включить» менеджеров и настроить на продуктивную работу. Важно не растягивать планерку на час. Для решения тактических вопросов надо раз в неделю собирать общую планерку.