Перечень необходимых документов по кадрам в организации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перечень необходимых документов по кадрам в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Ответственность за ведение и правильное составление кадровых документов несет работодатель. Так, если серьезные нарушения выявит трудовая инспекция, организации грозит административный штраф, а должностному лицу – дисквалификация.
Однако, несмотря на это, существует определенный список документов, которые являются обязательными и должны быть вне зависимости от вышеприведенных обстоятельств.
Данная группа документов оформляется вследствие исполнения кадровой службой своих прямых обязанностей. Подобная документация имеет определенную привязку к конкретному сотруднику и поэтому отражает всю специфику занимаемой им должности, профессии, результатов трудовой деятельности, условий принятия на работу и т.д.
Какие документы должны быть в отделе кадров
Для этой деятельности необходимо много навыков. Умение выбирать наиболее подходящих кандидатов на должность, осведомлённость в юридических вопросах, грамотность для корректного заполнения документов, ведение бухгалтерии. Чаще всего список навыков этим не ограничивается. К сожалению, даже наличие всех этих умений не является гарантией того, что в кадровом делопроизводстве будет полный порядок.
Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.
Приказы могут оформляться на отдельных листах (формат А4), которые подшиваются в специальные папки. Рукописные приказы заносят в специальные книги приказов по кадрам.
Все они максимально достоверно отражают имеющийся у работника трудовой стаж. Данное обстоятельство очень важно, так как любой вид стажа будет учитываться при расчете будущего пенсионного государственного обеспечения сотрудника, а также при назначении выплат, которые оформляются по ограниченной нетрудоспособности при сохранении рабочего места. Также с их помощью заносятся сведения о совместительстве.
В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности». 1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе) 16 Приказы о предоставлении отпусков Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.
В соответствии с пунктом 4 Постановления № 301 руководитель предприятия несет ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек.
Личные карточки и приказы по личному составу. Формы этих документов установлены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Личная карточка (ф. Т-2) обязательна в силу требований Правил ведения и хранения трудовых книжек, так как работодатель дублирует записи в трудовой книжке в ней и обязан ознакомить работника с каждой такой записью (п. 12).
Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами).
Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
- трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003.
В зависимости от вида получаемого образования учебный отпуск может быть оплачиваемым или неоплачиваемым гл.
Перечень необходимых документов по кадрам в организации
Что касается ФЛП: оформляясь на работу к частному предпринимателю (или увольняясь с работы), наемный работник может не писать заявления, как это предусмотрено для процедуры приема (увольнения) на работу на предприятии. Соответственно ФЛП нецелесообразно издавать приказ (распоряжение) о приеме на работу.
Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, на имя генерального директора, в тексте излагается просьба об увольнении, причина и дата увольнения. В документе должна содержаться дата подачи заявления.
Обязательные документы по кадрам в организации должны составляться своевременно, в соответствии с требованиями закона о документообороте.
Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, на имя генерального директора, в тексте излагается просьба об увольнении, причина и дата увольнения. В документе должна содержаться дата подачи заявления.
Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности Приказ о предоставлении отпуска работнику Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Ст. 128 ТК РФ Обязательно Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.
Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.
Должностные инструкции работников. Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, хотя она является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Роструд в Письме от 09.08.2007 № 3042-6-0 отметил, что это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника.
Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.
Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.
Поэтому правильное оформление и ведение кадровой документации дает возможность частному предпринимателю адекватно, с точки зрения юридической стороны вопроса, выстроить взаимоотношения со всеми своими сотрудниками, а также избежать возникновения рисков при разрешении определенных трудовых споров.
Штатное расписание важно для руководителя учреждения, поскольку закрепляет действующую структуру организации, а также для бухгалтерии, поскольку содержит сведения об оплате труда по каждой должности в организации и общем фонде заработной платы. * График отпусков. Необходимость его ведения продиктована ст. 123 ТК РФ.
Для проведения аудита кадрового делопроизводства и приведения документов в надлежащее состояние перед приходом ГИТ, необходимо подготовить информацию о виде деятельности организации, штатной численности сотрудников, период за который необходимо восстановить документы или провести проверку с выдачей рекомендаций.
Какие документы должны быть в отделе кадров при проверках?
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69.
Вышеприведенный список не является окончательным и исчерпывающим, так как при формировании трудовых взаимоотношений между юридическим лицом и сотрудниками может возникнуть потребность в оформлении других типов документов.
Хранить — До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня), затем сдаются в архив Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Договоры о полной материальной ответственности. ст. ст.
Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки
В тексте приказа об увольнении указывается дата увольнения, фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, должность (профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.
Коллективный договор. Может стать обязательным при наличии волеизъявления о его заключении хотя бы одной из сторон трудовых отношений.
На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.
Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.
При этом, правильность внесения записей в книжки, определена Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).
Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов.
Став частным предпринимателем, любой работодатель обязан вести трудовые взаимоотношения с сотрудниками, которые отражаются в кадровых документах. Вся эта документация в полном объеме должна храниться у юридического лица. Какая документация относится к кадровой, будет детально рассмотрено в этой статье.