Регистрация заявлений работников обязательно
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регистрация заявлений работников обязательно». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Пустые столбцы (7 и 8) заполняются самостоятельно. Многие указывают, куда передано заявление, делают отметки об исполнении, некоторые берут расписку в получении заявления уполномоченным лицом, некоторые привыкли к графе «Примечание».
Зачастую работники, со своей стороны, требуют зарегистрировать заявление. Если в Вашей организации не предусмотрена такая регистрация, то достаточно вручить работнику копию заявления с датой его получения, заверенной подписью уполномоченного должностного лица (кадровика или секретаря).
Вопрос же регистрации заявлений работников в специальном журнале или книге зависит только от принятой в организации системы документооборота.
Как оформить журнал регистрации заявлений: образец
Необходимо точно указывать серии и номера трудовых книжек и вкладышей в них. В новых бланках трудовых книжек и вкладышей в них отсутствует серия как таковая, поэтому указывается буквенный код, предшествующий номеру (ТК или *ТК).
Поскольку общей унифицированной формы в трудовом законодательстве России не предусмотрено, то кадровые службы предприятий разрабатывают книгу в произвольной форме. Страницы в ней имеют вид таблиц, в которые построчно вносят данные о каждом полученном заявлении.
К подобным документам относится и журнал регистрации приказов по личному составу, ведь порядок его ведения оговорен, а вот форма не утверждена.
Какие заявления регистрируются?
Отсутствие в заявлении об увольнении даты, с которой работник просит его уволить, даты составления самого заявления не является препятствием для прекращения трудовых отношений с работником, поскольку работодатель и при данных обстоятельствах не лишен возможности определить дату увольнения самостоятельно, с учетом положений ст. 14 и части первой ст. 80 ТК РФ.
Такие сроки установлены «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения», утвержденным Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г.
Название журнала полностью переносится методом тиснения на обложку в основном используется золотая фольга (но также имеется в наличии серебрянная,синяя, красная). Можно произвести тиснение: название организации, логотип, любые комбинациии букв, цифр и рисунков.
Это автоматически исключает возможность подделок оговоренных документов либо фальсификации некоторых данных, которые служат основанием не только для выплаты заработной платы, но и впоследствии используются для подтверждения страхового стажа при начислении пенсии.
Важно! Каждое такое обращение непременно изучается руководителем, а также дается ответ в письменном виде.
Трудовой кодекс не обязывает работодателя регистрировать заявления на увольнение. Но для избежания недоразумений, все таки лучше регистрировать такие документы.
Прошнуровка журнала осуществляется специальной лавсановой нитью, продетой через отверстия дырокола. Закрепляется картонной вставкой и наклейкой для печати.
Из вышесказанного делаем однозначный вывод: кадровому работнику необходимо зафиксировать дату получения заявления об увольнении сотрудника, то есть зарегистрировать документ.
Прием и увольнение сотрудников
То есть независимо от того, является ли организация коммерческим предприятием либо государственной структурой, исполнять выше оговоренные законодательные нормы они обязаны, то есть журнал регистрации приказов о приеме, или как его называют — по личному составу, должен вестись в обязательном порядке.
Несмотря на то, что форма журнала регистрации приказов по личному составу не утверждена на законодательном уровне, оформить подобный документ совсем не сложно, учитывая информацию о ведении журнала представленную выше.
Используется для печати книг, журналов и т.д. Используется в бытовых принтерах. Прочность такой бумаги значительно выше предыдущих двух типов бумаги. Из такой бумаги рекомендуется заказывать журналы, для производств (пыль, грязь), пищеблоков (мокрые руки) и т.д.
Соответственно, журнал регистрации приказов должен содержать в себе только те данные которые отражают прием, перемещение и увольнение.
Используется для печати газет или аналогичной продукции. Имеет малую плотность и соответственно не высокую износостойкость. Преимуществом такой бумаги является низкая цена.
Важно! Вносить следует в документ исключительно те сведения, которые понадобятся компании в дальнейшей деятельности.
Совет 3: Как регистрировать корреспонденцию
Этот документ относится к документации по личному составу, поэтому он должен храниться на протяжении 5 лет. По истечению данного времени можно уничтожать журнал или отправлять его в архив.
Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69. В графе 8 книги учета необходимо указывать наименование места работы – не только структурного подразделения, в которое принят сотрудник, но и наименование самого предприятия.
Вносить в этот журнал надо все поступающие грамотно оформленные обращения. Они могут присылаться по почте, а в этом случае относятся к входящей корреспонденции. Также они могут передаваться секретарю лично.
Поэтому заявления, автобиографии, копии приказов и журналы учета подлежат архивации и хранению на протяжении указанного срока.
Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).
Обратите внимание, что в соответствии с ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.
Где регистрируются заявления на увольнение и регистрируются ли они вообще? Обязана ли организация вести журнал или книгу регистрации заявлений работников, и если да, то на основании чего это делается?
Когда речь идет о целесообразности регистрации таких документов, как письменные заявления работников по каким либо вопросам, в первую очередь кадровым, то надо понимать, что эти документы являются основаниями к приказам и могут быть затребованы для уточнения каких-то вопросов в спорных ситуациях. То есть понадобится доказать, что документ был создан или получен именно в определенный день.
Приказы задним числом: способы регистрации Из-за того, что журнал регистрации прошивается и нумеруется, после чего подписывается директором, скрепляется печатью предприятия, то внесение приказа задним числом в такой журнал исключено.
Совет 2: Как регистрировать входящие документы
Хотя конечно некоторые кадровые работники в данный журнал вносят еще и данные о предоставляемых отпусках либо командировках, а к этим данным применимы сроки хранения всего в 5 лет.
Осуществление государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан административных процедур, не предусмотренных в перечне, не допускается.
В частности, разрабатываются формы справок, уведомлений, журналов и иных бланков, форма которых не утверждена на законодательном уровне, но ведение которых является обязательной нормой, оговоренной в федеральном законодательстве.
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.
Но, как показывает практика, возникают различные ситуации, в разрешении которых нередко заинтересованы обе стороны, т. е. работодатель и работник предприятия. На этой почве иногда происходит вынужденное нарушение регистрационного порядка. Рассмотрим несколько возможных вариантов.
Указом № 200 утвержден перечень административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан. Кроме того, данным перечнем предусмотрен ряд документов, которые выдаются работнику по его письменному заявлению, а также установлены сроки выдачи таких документов.
Для удовлетворения или отказа в просьбе, изложенной рабочим на бумаге, документ рассматривается руководителем, которому он адресован. Начальник описывает принятое решение в резолюции, которая служит основанием к созданию и оглашению приказа по личному составу предприятия.
В первую очередь напомним, что в соответствии с изменениями и дополнениями в Закон Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. «Об обращениях граждан и юридических лиц»1 сфера действия данного Закона не распространяется на обращения работников к нанимателю. Изменения вступают в силу с 23 января 2016 г.
Журнал регистрации заявлений работников
В соответствующих полях журнала внесите сведения о дате поступления, полном имени сотрудника, подавшего заявление. Для крупного предприятия необходимо также дополнительно указать структурное подразделение и табельный номер работника. Далее кратко укажите суть документа (увольнение, отпуск или другое). В отдельном поле запишите резолюцию руководителя, проставленную на заявлении.
Но если работник хочет зарегистрировать свое заявление, Вы не можете ему в этом отказать. Обычно, это делается у секретаря в журнале входящей документации.
Заводить или нет такой журнал, должно быть указано в приказе о порядке ведения документации. Если организация имеет большой штат сотрудников, то его лучше оформить отдельным документом. Компаниям с небольшим штатным расписанием можно регистрировать заявления в журналах внутреннего учета движения документов.
Правильно и своевременно рассмотреть заявление работника — это не только законодательно установленная обязанность нанимателя, но и своеобразная обратная связь от руководителя организации, которая наряду с другими факторами формирует здоровые взаимоотношения в коллективе. В связи с этим вопрос: Вообще подлежат ли регистрации заявления работников о приеме/увольнении, если подлежат, то кто это должен делать, и как правильно?