Как заполнять товарную накладную для ИП
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнять товарную накладную для ИП». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Документ предназначен для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй приемку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Накладная заполняется бухгалтером продавца или лицом, его заменяющим.
Для чего нужна товарная накладная ТОРГ-12
Покупатель отражает приему ТМЦ на склад на основании товарной накладной ТОРГ-12. Еще одно важное назначение документа — он входит в перечень отчетностей, проверяемых государственными органами. Часто контролеров интересует не только сам документ, но и приложения к нему: паспорта и сертификаты продукции, справки и так далее.
В стандартном случае ТОРГ-12 подтверждает поставку товара от оптовика (поставщики товара) к розничному продавцу — магазину или предприятию сферы услуг. Но есть и другие случаи: отпуск ТМЦ физлицу, перемещение между юрлицами и так далее.
Инструкция по заполнению товарной накладной
Начинается оформление товарной накладной с заполнения сторон сделки. В строку «организация-грузоотправитель» вписывается полное название организации, отпускающей товар с указанием его организационно-правового статуса и банковских реквизитов. В строку «Грузополучатель» аналогичным образом вписываются сведения о покупателе. Далее в строку «Поставщик» нужно продублировать сведения, внесенные в пункт «Грузоотправитель», а в строку «Плательщик», соответственно — о грузополучателе.
Затем нужно внести номер документа по внутреннему документообороту, а также дату его составления, которая должна совпадать с датой отгрузки товара. Затем в накладную включают специальную таблицу, где указывают:
- подробный перечень передаваемых товаров, с указанием их наименования;
- единицы измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.);
- количество товара;
- стоимость каждой единицы с учетом НДС и без него;
- общую стоимость и сумму.
Важность товарной накладной
Когда товары доставляются службой доставки (например, курьерской службой или службой продавца), покупатель должен подписать товарную накладную. Это распространяется на любые ситуации, включая доставку посылки частному лицу из другого города или поставку замороженных пельменей в продовольственный магазин. Если предприниматель заказывает определенное количество товара, ему также должна быть выдана соответствующая товарная накладная. Подписывая накладную, покупатель подтверждает получение товара и отсутствие претензий к поставщику.
Кроме того, чтобы подтвердить расходы, связанные с приобретением товаров, необходимо иметь соответствующую сопроводительную документацию — эту функцию и выполняет товарная накладная. Это особенно важно для предприятий, работающих в рамках основной или упрощенной системы налогообложения, так как налоговая инспекция может потребовать доказательств расходов. Подписывая товарную накладную, покупатель подтверждает получение товара и факт его оплаты, что позволяет использовать этот документ в качестве доказательства расходов при подаче налоговой отчетности.
Товарная накладная при приеме товара
В случае, когда организация осуществляет отгрузку товаров, она обязана оформить товарную накладную. Формат этого документа может быть как письменным, так и электронным, в зависимости от соглашения между покупателем и продавцом.
Покупатель имеет право отказаться от приема товара без соответствующего документального сопровождения. Если в процессе передачи товаров будут выявлены несоответствия качественных характеристик передаваемых позиций, и покупатель захочет вернуть товар, ему потребуется составить документ на возвращаемые ценности.
В бухгалтерии помимо ТОРГ-12 используется акт ТОРГ-2, который фиксирует расхождения по качеству и количеству товаров. Если вы хотите вернуть товар, необходимо обсудить все детали и зафиксировать все устные договоренности в письменном виде. Важно понимать, что правильно оформленная документация необходима для возврата некачественной продукции.
Часто задаваемые вопросы о товарной накладной ТОРГ-12
Какая форма может быть у товарной накладной ТОРГ-12?
Товарная накладная ТОРГ-12 может быть представлена как в распечатанном виде, так и в электронном формате, требующем заверения электронной подписью.
Какие обязательные реквизиты должны присутствовать в товарной накладной ТОРГ-12?
В товарной накладной ТОРГ-12 должны быть указаны наименование продающей компании, информация о покупающей компании, а также описание продукции с указанием веса, количества и стоимости.
Можно ли использовать свой собственный шаблон для оформления товарной накладной ТОРГ-12?
Да, можно использовать имеющийся общий шаблон или разработать собственный вариант оформления товарной накладной ТОРГ-12.
Сколько экземпляров товарной накладной ТОРГ-12 необходимо заполнять?
Товарная накладная ТОРГ-12 заполняется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у продавца, а другой отправляется покупателю.
Какие лица должны подписывать товарную накладную ТОРГ-12?
Товарная накладная ТОРГ-12 должна быть подписана работником, отпускающим груз, главным бухгалтером и ответственным за приемку товара.
Товарно-транспортная накладная
Ещё одной важной сопроводительной бумагой торговой сделки является товарно-транспортная накладная (ТТН). Если передача материальных ценностей происходит не из рук в руки, а с применением транспортного средства, без ТТН не обойтись, она входит в пакет первичной документации наряду с ТН. Причём неважно, с помощью чьего транспорта осуществляется перевозка, поставщика, покупателя или постороннего транспортного предприятия.
Водитель каждого транспортного средства, участвующего в перевозке, должен иметь на руках свой экземпляр транспортной накладной на одну или несколько партий товара. Всего ТТН составляется в 3 одинаковых комплектах: для перевозчика, поставщика и покупателя. То же самое касается подписей уполномоченных лиц, к подписям сторон сделки добавляется подпись представителя перевозчика и самого водителя.
Как первичный документ, ТТН нужна:
- для подтверждения расхода на бензин;
- для легализации груза в случае возникновения вопросов от сотрудников ГИБДД;
- для подтверждения дохода от перевозки.
Две формы действующих бланков транспортных накладных можно найти:
- в Постановлении Госкомстата № 78 от ;
- в Постановлении Правительства № 272 от .
Предприятие может выбрать одну из двух форм ТТН, наиболее подходящую в условиях своей работы, так как каждая из них применяется до сих пор.
Транспортная накладная отличается от товарной дополнительным разделом с данными перевозчика. Там указываются сведения о водителе, о транспортном средстве, цене за оказание транспортных услуг. На первом листе документа также должны присутствовать адреса грузоотправителя и грузополучателя.
Как правильно заполнить форму ТОРГ-12
Несмотря на отсутствие четкой формы, существуют правила, регулирующие заполнением товарной накладной:
- наличие двух экземпляров (по одному на каждого участника сделки);
- моментом, за которым жестко следит ФНС, особенно при отгрузке товаров на экспорт, является совпадение сроков отгрузки, указанных в накладной с реальными. Для этого рекомендуется заполнять форму непосредственно при отгрузке или после ее завершения;
- строка «организация-отправитель» должна включать сведения о поставщике, банковских реквизитах и юридическом адресе;
- поле, где указывается структурное подразделение, включает не только данные о грузоотправителе, но также перечисление отгруженных ТМЦ;
- еще одним важным условием, регулирующим, как ИП заполняет ТОРГ-12, служит наличие печати организации с подписями;
- графы “Поставщик” и “Плательщик” должны содержать сведения, аналогичные тем, что в строке об отправителе;
- в графе «основание» необходимо указать договор или иной документ, который лежит в основе договорных отношений поставщика и грузополучателя;
- при составлении накладной в excel в каждой строчке и столбце необходимо указать количество товара, НДС, основные сведения о поставляемой продукции;
- допускается вносить корректировки в существующие образцы. Это возможно, если заполнить накладную ТОРГ 12 онлайн, что позволит внести исправление и изменения в форму в режиме реального времени.
Как заполняется товарная накладная
В строке грузоотправителя указывают наименование компании (разрешается полное или краткое), юр. адрес, номера телефонов, расчетный счет и БИК. Напротив графы ОКПО ставят вид деятельности из классификатора предприятий. Строки для грузополучателя заполняются аналогичным образом.
Необходимо указать единицы измерения (например, кг), вид упаковки (например, ящик), массу брутто (вес товара), массу нетто (вес вместе с тарой). Затем написать общую сумму и общую стоимость всего товара. Нужно просто писать все, что просит ваша накладная.
Согласно требованиям МНС, дата заполнения должна совпадать с датой отгрузки. Данные в накладной должны соответствовать с данными, указанными в счет-фактуре. Если есть ошибка, ее можно исправить, но нужно указать при этом дату и поставить подпись. Можно дополнить этот документ, но упростить нельзя.
Кроме бумажного варианта, с успехом практикуется электронный, под ним ставится квалифицированная подпись. Должны быть два файла, один из которых отправляется по почте второй стороне. Обе накладные заполняются и подписываются электронными подписями. Преимущества такого документа неоспоримы: он не помнется и навсегда останется в доступе.
Закон разрешает использовать универсальный передаточный документ (УПД), который может заменить два: счет-фактуру и товарную накладную. Можно также сделать свой вариант, в котором добавить в счет-фактуру графы, аналогичные тем, что уже есть в документе. В «Статус» нужно поставить цифру 1.
Порядок хранения и учета любых накладных утверждается руководителем организации. Главное — чтобы на складе был товарный отчет с данными о себестоимости и отгрузке продукции. Все документы бухгалтерского и налогового учета должны находиться в специальной папке и быть готовы к проверке..
На первичных документах основаны бухгалтерские операции любой компании, поэтому нарушения в оформлении этих бумаг могут привести к налоговым санкциям, штрафам, пеням и так далее. Поэтому желательно всю первичку хранить в течение пяти лет со времени ее применения.
Как заполняется товарная накладная
В строке грузоотправителя указывают наименование компании (разрешается полное или краткое), юр. адрес, номера телефонов, расчетный счет и БИК. Напротив графы ОКПО ставят вид деятельности из классификатора предприятий. Строки для грузополучателя заполняются аналогичным образом.
Необходимо указать единицы измерения (например, кг), вид упаковки (например, ящик), массу брутто (вес товара), массу нетто (вес вместе с тарой). Затем написать общую сумму и общую стоимость всего товара. Нужно просто писать все, что просит ваша накладная.
Согласно требованиям МНС, дата заполнения должна совпадать с датой отгрузки. Данные в накладной должны соответствовать с данными, указанными в счет-фактуре. Если есть ошибка, ее можно исправить, но нужно указать при этом дату и поставить подпись. Можно дополнить этот документ, но упростить нельзя.
Кроме бумажного варианта, с успехом практикуется электронный, под ним ставится квалифицированная подпись. Должны быть два файла, один из которых отправляется по почте второй стороне. Обе накладные заполняются и подписываются электронными подписями. Преимущества такого документа неоспоримы: он не помнется и навсегда останется в доступе.
Закон разрешает использовать универсальный передаточный документ (УПД), который может заменить два: счет-фактуру и товарную накладную. Можно также сделать свой вариант, в котором добавить в счет-фактуру графы, аналогичные тем, что уже есть в документе. В «Статус» нужно поставить цифру 1.
Порядок хранения и учета любых накладных утверждается руководителем организации. Главное — чтобы на складе был товарный отчет с данными о себестоимости и отгрузке продукции. Все документы бухгалтерского и налогового учета должны находиться в специальной папке и быть готовы к проверке..
На первичных документах основаны бухгалтерские операции любой компании, поэтому нарушения в оформлении этих бумаг могут привести к налоговым санкциям, штрафам, пеням и так далее. Поэтому желательно всю первичку хранить в течение пяти лет со времени ее применения.
Частые ошибки при заполнении и ответственность
Самая распространенная ошибка — отсутствие печати. Да, в список обязательных реквизитов по 402-ФЗ она не входит и в большинстве случаев ставить ее не обязательно. Но в случае с ТОРГ-12 печать предусмотрена самой формой, поэтому должна присутствовать. Если ее нет, то налоговики могут не зачесть НДС — это частая причина разногласий с налоговой. Случай, когда печать не обязательна — грузополучатель принял товар по доверенности, заверенной печатью организации. Чтобы избежать проблем, прикрепите доверенность к накладной и храните оба документа.
Вторая проблема — отсутствие чьей-либо подписи. Следите, чтобы в накладной расписались все стороны. Если случится кража, доказать что-либо и найти виновного будет сложно. В такой ситуации уголовная ответственность может грозить и продавцу, и грузополучателю.
Обязательные данные, содержащиеся в ТН
Чтобы бланк ТН считался действительным и имел законную силу, он должен включать в себя перечисленные ниже сведения:
- дату оформления;
- название документации;
- наименование товара;
- количество полученных или переданных вещей;
- их стоимость (поштучно и за весь товар);
- величину начисленного НДС;
- подписи лиц, участвующих в сделке;
- реквизиты сторон.
Если хотя бы один из пунктов, перечисленных выше, отсутствует, ТН считается недействительной. Такой документ не может быть принят бухгалтером или другим должностным лицом, отвечающим за бухучёт.
Какие сведения содержит товарная накладная
Унифицированная форма ТОРГ-12 содержит следующие сведения:
- Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
- Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
- Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
- Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС.
- Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
- Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.
Порядок заполнения накладной
Данный документ составляется поставщиком в двух экземплярах — по одному экземпляру для каждой стороны. Если перевозка товара осуществляется компанией по доставке, то необходимо сделать и третий экземпляр.
С 1 июля 2017 года разработаны и утверждены электронные счета-фактуры в электронном формате ТОРГ 12 (приказ Федеральной налоговой службы от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/551@). Передача осуществляется по телекоммуникационным каналам связи. Это позволяет предоставлять первичную документацию сразу по запросу как клиента, так и налогового аудитора.
Данная документация может быть выполнена в электронном виде с использованием профессиональных бухгалтерских услуг и ресурсов.
Шаг 1. Первым шагом при заполнении формы является внесение серийного номера и даты по счету-фактуре.
Шаг 2. Введите контактные данные поставщика («продавец») и клиента («покупатель»). Далее необходимо ввести «основание». Это контракт (соглашение), по которому поставляется товар. В заголовке также необходимо указать кодовую часть — указываются все необходимые коды из всех российских классификаторов.
Как заполнять накладную ТОРГ-12?
В накладной формы ТОРГ-12 записывается следующая информация
- Информация об отправителе: наименование, адрес, телефон, факс, банк, структурное подразделение, код ОКПО, ОКДП.
- Информация о получателе: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, код ОКПО.
- Информация о поставщике: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, код ОКПО.
- Информация о плательщике: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, код ОКПО.
- Реквизиты документов, являющихся основанием для отпуска и приемки товара: контракты, заказы на поставку.
- Номер и дата отгрузочных разнарядок.
- Элементы, относящиеся к товару: наименование, единица измерения, код ОКПО, вид упаковки, количество, смешанный вес и вес нетто, цена, НДС без НДС, соотношение и сумма НДС, сумма НДС.
- Информация о количестве товара и весе брутто товара.
- Информация о вложениях.
- Информация о документации, сопровождающей товар.
- Информация о лице, уполномочивающем и осуществляющем доставку и получение товара (имя, местонахождение), и о лице, чья подпись зарегистрирована на копии.
- Подпись главного бухгалтера отправителя.
- Печати отправителя и получателя.