Книга учета договоров
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Книга учета договоров». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Блок журнала пробивается двумя отвертиями диаметром 6 мм, которые расположенны на расстоянии 80 мм друг от друга, со стороны корешка по середине журнала.
Листы – нумеруются при заведении новой книги. На первой странице можно указать правила заполнения регистра или просто пропустить. На второй – перечень лиц, ведущих записи. Оформляется таблицей с указанием порядковых номеров, Ф. И. О. и должностей специалистов, периодов времени, причин поручения регистра, номера приказов о назначении и личных подписей.
Журнал регистрации хозяйственных договоров
Регистрация – это внесение требующихся сведений в специальный журнал (книгу), который исполняет роль вторичного документа. Без этой процедуры документ, требующий регистрации не вступает в силу.
В нормативный актах, в том же Трудовом Кодексе РФ, ведение журнала учета договоров и соглашений к ним не упоминается, в связи с чем оформление сего документа не обязательно.
Каждый год можно начинать регистрацию номеров заново, если же договоров и доп. соглашений немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.
Регистрацией называется письменное подтверждение факта создания, отправки или оформления документа в определенную дату. Реквизиты бумаги вносятся в форму в установленном законом порядке.
Оформление журнала, особенности
По сравнению с бумажными журналами, электронный учет обладает рядом преимуществ: обеспечивает лучшую сохранность данных, не требует архивного хранения, облегчает поиск нужной информации. Недостатками электронной формы журнала является невозможность получения подписей сотрудников, риск сбоя в работе компьютера.
Ламинация позволит надолго сохранить привлекательный внешний вид полиграфической продукции и надежно защитит ее от загрязнения и механических повреждений.
Кадровый учёт в рамках организации предполагает большое количество документов, систематизировать которые просто необходимо для обеспечения слаженной работы подразделения и сохранности информации.
Для работника регистрация документа играет не менее важную роль. Если документ не прошёл регистрацию – сотрудник вправе оспорить вмененную ему материальную ответственность в полном объёме.
Документ можно вести не только в бумажном виде, но и одновременно дублировать информацию на электронном носителе. Тогда поиск данных по нужному соглашению займет несколько секунд. К тому же пользователь может отфильтровать документы по разным критериям – название, дата составления, контрагент и т.п.
Обложка переплета изготавливается из плотной бумаги плотностью 160 г/м2, по Вашему желанию обложку можно заламинировать.
Что касается регистрации трудовых договоров, здесь есть своя особенность. Как правило, в таком бланке содержится дополнительная графа, в которой сотрудник обязан поставить свою подпись. Она подтверждает факт получения оригинала трудового соглашения на руки (обычно подпись ставят в первый день трудоустройства).
Его часто применяют при составлении статистики и проверки внутренних процессов. Несмотря на множество положительных сторон, организации не обязаны вести журнал.
Прошивка и опечатывание документа в нашей типографии поможет вам сэкономить время. Покрытие картона тонкой ламинирующей пленкой защитит изделие от повреждения влагой и загрязнения. При заказе жёсткого переплёта вы получите надёжную презентабельную обложку из заменителя кожи. Материал обтягивает прочный картонный каркас.
Далее этот блок вставляется в переплетную крышку. (Используется одна переплетная крышка состоящая из картона плотностью 2,5 мм обтянутая бумвинилом). Потом блок соединяется с крышкой с помощью форзаца — бумажного листа. На верхнюю и нижнюю часть корешка блока приклеивается каптал, для визуальной красоты и законченности изделия.
Мы можем дополнительно разместить название или другие реквизиты вашего предприятия на бланке журнала. У вашей организации имеется свой логотип? Его размещение также возможно. Дополнительные данные можно поместить как на обложке, так и на внутренних страницам издания. Внесение подобных дополнений необходимо обговаривать с менеджером индивидуально.
Название журнала полностью переносится методом тиснения на обложку в основном используется золотая фольга (но также имеется в наличии серебрянная,синяя, красная ).
Делопроизводитель – специальный сотрудник на крупных предприятиях, который систематизирует и ведёт учёт документации.
3. Основные требования к оформлению договоров
Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:
- это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
- книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
- с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.
Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.
Это указание при регистрации обязательно, так как на этом фоне формируется прецедент для взыскания в случае недоимки товара или денежных средств.
Либо в примечаниях (рядом с графой допсоглашений) вписывать фразу «к договору №ХХ». Иногда ведение различных журналов по договорам и по допам становится оптимальным решением.
Регистрация договоров — не обязательное требование. Но учет документов в отдельном журнале систематизирует заключенные соглашения и позволяет, при необходимости, оперативно найти нужный документ. Разбираем, как организовать учет договорных отношений в вашей компании.
7.Регистрация, выполнение и хранение договоров
Журнал регистрации договоров, как правило, открывается с начала календарного года на следующий год или может вестись в течение неопределенного периода – как решит сама организация. Там же регистрируются и последующие приложения, допсоглашения к договорам. Срок хранения регистра трудовых договоров в архиве законодательно не определен. Как правило, руководители организаций принимают к сведению требования ФАС: записи в таком случае хранятся в архиве 75 лет.
Обычно компания ведет только 1 общий журнал договоров. Однако если это крупное предприятие, и документооборот идет довольно активно, желательно завести сразу несколько документов. Причем они необязательно должны быть общими для всей организации. Например, собственные журналы могут завести структурные подразделения, отделы и филиалы.
Прошивка (прошнуровка) – отверстия через все листы журнала, через которые протягивается нить. На последнем листе нить завязывается и оклеивается для дальнейшего опечатывания. С прошивкой листы в журнале не заменят.
О чем договор. Информации о том, что это договор подряда или купли-продажи недостаточно. Желательно расписать подробно, о чем соглашение.
На каждом предприятии документация, которая касается деятельности компании, регистрируется и учитывается в специальной тетради. Журнал должен отражать все данные, которые имеют отношение к созданию, оформлению и времени действия любых договоров и соглашений. Его регулярно проверяет Налоговая служба.
Используется для печати книг, журналов и т.д. Используется в бытовых принтерах. Прочность такой бумаги значительно выше предыдущих двух типов бумаги. Из такой бумаги рекомендуется заказывать журналы, для производств (пыль, грязь), пищеблоков (мокрые руки) и т.д.
Типография «Сити Бланк» гарантирует своим клиентам оперативное и качественное выполнение заказов. Быстрая доставка по Москве и области.
В этом случае договор будет фигурировать везде и всегда под тем номером, который указан на первой странице («Договор возмездного оказания услуг №1234» в случае в нашим примером), а номер из штампа будет использоваться только внутри той компании, которая его поставила.
Фиксация договоров в регистрационной книге (Приказ Главного Архивного Управления №33 «Государственная система ДОУ» 1988/25/05 п.3.2.1.2) усиливает юридически трудовые соглашения/контракты (проставляется дата и номер регистрации).
Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации договоров вариант которого можно скачать бесплатно.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Договоры нумеруются способом, который определяет сама компания. Сквозная нумерация, начатая с определенного периода (например, с начала года), может дополняться буквенным обозначением и символами, например, нумерация №34-2019-05/ДП означает: договор поставки заключен в мае 2019 года и зарегистрирован под номером 34.
Книга учета трудовых договоров и дополнительных соглашений
Рекомендованы следующие графы:
- порядковый номер записи/сотрудника;
- номер договора, дата подписания;
- фио;
- отделение и должность;
- номер приказа о приёме на работу и дата;
- номер приказа о расторжении договора и дата;
- основание расторжения;
- тип договора (бессрочный, срочный с конкретизацией);
- тип занятости (основная работа или совместительство);
- выдача 2го экземпляра на руки (две подграфы: дата и подпись работника);
- дополнительные соглашения (номер документа, число и номер приказа);
- примечания.
В настоящее время работа делопроизводителя существенно упрощается. Компьютерные программы учёта или содержат уже готовые типовые формы различных журналов регистрации или позволяют довольно легко создать журнал самостоятельно, учитывая индивидуальные параметры каждого предприятия и требования к обороту документов, введённые руководством компаний.
Законодательством не обозначены жесткие требования в плане фиксирования дополнительных соглашений к контрактам с подчиненными. Книга учета принесет не меньше пользы, чем регистр трудовых договоров: систематическое внесение записей позволит в случае необходимости отследить измененные пункты в трудовом контракте каждого работника, подготовить запрашиваемые справки.